¿Qué preguntar antes de contratar una empresa de software a medida?
Hazle once preguntas repartidas en cuatro temas: si ha entendido tu problema, qué incluye la propuesta, cómo trabaja y qué pasa después de la entrega. Merece la pena dedicar una hora a hacerlas y pedir las respuestas por escrito, porque lo que no se escribe se recuerda de dos formas distintas. Si alguna respuesta es vaga, repite la pregunta.
Tengo una empresa de catering de 30 personas y he hablado con tres empresas para hacer una aplicación de gestión de eventos. Las tres me han parecido majas y los precios son parecidos. ¿Cómo decido cuál elegir sin saber nada de programación?
No elijas por la parte técnica, que no puedes juzgar, sino por cómo han entendido tu negocio y por lo que ponen por escrito. Fíjate en cuál te hizo más preguntas sobre cómo trabajáis hoy y cuál te propuso quitar algo en lugar de añadir. Después pide a las tres, por escrito, qué incluye exactamente su propuesta, cómo vas a ver el avance, quién responde si algo falla una vez en marcha y cómo se formará a tu equipo. Si puedes, habla con un cliente anterior de cada una. La que conteste todo claro y sin letra pequeña suele ser la buena elección.
Encargar software a medida se parece a encargar una reforma. Nadie espera que sepas de fontanería, pero sí que hagas las preguntas que te protegen: qué entra en el precio, quién responde si algo falla y qué pasa cuando el albañil se va. Con el software pasa lo mismo, y la diferencia entre un buen proyecto y uno que se eterniza casi nunca es técnica. Está en lo que se habló, o no se habló, antes de firmar.
Estas son once preguntas que puedes hacer a cualquier empresa de software a medida, nosotros incluidos. Para cada una, qué respuesta es buena y qué debería hacerte dudar.
Sobre tu problema
1. ¿Qué has entendido que necesito?
Pide que te lo cuenten con sus palabras antes de hablar de pantallas o de precio. Si lo que describen se parece a tu día a día, vais bien.
Señal de alarma: que hablen enseguida de tecnologías, apps y funciones sin haberte preguntado quién hace qué en tu empresa.
2. ¿Hay alguna herramienta estándar que me sirva?
Un buen proveedor te lo dice aunque pierda el proyecto. A veces un Holded bien configurado, una hoja de cálculo ordenada o un cambio de proceso resuelve el problema por mucho menos. Lo tratamos a fondo en software a medida o estándar.
Señal de alarma: que todo lo estándar sea malo y que la única respuesta sea construir.
3. ¿Qué dejarías fuera de la primera versión?
La pregunta revela si piensan en tu dinero. La respuesta buena propone empezar por lo que más te duele y dejar lo demás para cuando la herramienta ya se use.
Señal de alarma: que todo sea imprescindible desde el primer día.
Sobre la propuesta
4. ¿Qué incluye exactamente la propuesta?
Diseño de pantallas, desarrollo, pruebas con tu equipo, formación, migración de datos desde Excel u otro programa. Cada una de esas cosas puede estar o no estar, y la diferencia de importe entre propuestas suele venir de ahí. Si quieres un método para ponerlas lado a lado, lo tienes en cómo elegir empresa de software a medida en Valencia.
Señal de alarma: un presupuesto de una línea con una cifra y la palabra «aplicación».
5. ¿Qué pasa si quiero cambiar algo a mitad del proyecto?
Cambiar de idea es normal cuando ves las primeras pantallas. Lo sano es que te digan cómo se valora un cambio antes de hacerlo: si es un ajuste que entra o una función nueva que se presupuesta aparte.
Señal de alarma: «ya lo iremos viendo», sin ningún criterio por escrito.
6. ¿Cómo pasan mis datos actuales al sistema nuevo?
Clientes, productos, tarifas y stock suelen vivir hoy en un Excel, en un programa antiguo o en varios a la vez. Pregunta quién los limpia, quién los pasa y cuándo se comprueba que han llegado bien. Es de las partes que más se olvidan y de las que más retrasan el arranque.
Señal de alarma: «eso lo metéis vosotros», sin plantilla ni ayuda para hacerlo.
Sobre cómo trabajan
7. ¿Cuándo y cómo voy a ver el avance?
La respuesta buena es concreta: primero diseños que puedes revisar, después partes funcionando que puedes probar, con una frecuencia fija.
Señal de alarma: «en X semanas te lo enseñamos todo terminado».
8. ¿Quién va a trabajar en mi proyecto y con quién hablo?
Quieres un nombre y un teléfono, no un buzón genérico. Pregunta también qué pasa si esa persona se va.
Señal de alarma: que la persona que te vende el proyecto desaparezca en cuanto firmas.
9. ¿Puedo hablar con un cliente anterior?
No todos los clientes aceptan hablar, y es razonable, pero un proveedor con trayectoria suele tener alguno dispuesto. Pregúntale a ese cliente qué tal fue la comunicación y qué pasó cuando algo salió mal, no solo si le gusta la aplicación.
Señal de alarma: ni un solo ejemplo de trabajo parecido que puedan enseñarte, aunque sea sin nombre.
Sobre después de la entrega
10. ¿Cómo se forma a quien lo va a usar?
Una aplicación que el equipo no entiende acaba abandonada, y todos vuelven al Excel en dos semanas. Pregunta quién da la formación, a quién, en qué momento y si habrá alguien disponible los primeros días de uso real, que es cuando salen las dudas de verdad.
Señal de alarma: un manual en PDF como única formación.
11. Si algo falla un lunes a primera hora, ¿qué pasa?
Pregunta por quién responde, por qué canal y en cuánto tiempo. Para un TPV o una app de reparto, una hora parada tiene un coste real, así que la respuesta importa más que en una web corporativa.
Señal de alarma: «escríbenos un email» sin ningún compromiso de plazo.
Cómo usar la lista
No hace falta hacer las once preguntas en la primera llamada. Usa las tres primeras para decidir si merece la pena seguir hablando y guarda el resto para cuando tengas una propuesta delante. Pide las respuestas por escrito: lo que no está escrito, en un proyecto que dura semanas, acaba recordándose de dos formas distintas.
Nuestras respuestas
Estas preguntas nos las puedes hacer a nosotros. Cómo es nuestro proceso y cómo organizamos los plazos está en cómo trabajamos, y quién hay detrás en sobre nosotros. Si ya sabes lo que necesitas, pide tu presupuesto: nos lo cuentas con tus palabras y te preparamos una propuesta a mano, con estas respuestas por escrito. Si todavía no lo tienes claro, el diagnóstico de 5 minutos te ayuda a ver dónde se pierde más tiempo en tu empresa antes de hablar con ningún proveedor.