Distribuidoras
Software a medida para distribuidoras: qué tiene sentido construir y por dónde empezar
En una distribuidora el dinero se escapa entre el pedido del cliente y la factura: mensajes que se pierden, comerciales que venden sin ver el stock, rutas improvisadas y albaranes de papel. Una app de pedidos para tus clientes tarda 6–12 semanas en construirse; el almacén y el reparto se añaden después, sin rehacer nada.
Tengo una distribuidora de bebidas de 25 personas con cuatro comerciales y tres furgonetas; los pedidos entran por WhatsApp, el stock del programa no cuadra y facturamos con días de retraso, ¿qué arreglo primero?
Casi siempre, la entrada de pedidos. Si los bares y tiendas piden en un solo sitio, con su catálogo y sus precios, el almacén prepara sin interpretar mensajes y los comerciales dejan de ser centralitas. Con los pedidos limpios, el siguiente paso suele ser el almacén (para que el stock cuadre) y después las rutas con albarán firmado en el móvil, que es lo que acelera la facturación. Si nos cuentas cómo entran hoy tus pedidos, te preparamos un presupuesto para tu caso.
Los problemas de siempre en distribuidoras
Pedidos repartidos entre WhatsApp, teléfono y email
Cada cliente pide como quiere y a la hora que quiere. Alguien en la oficina pasa la mañana copiando mensajes al programa, y cuando un pedido se queda en el móvil de un comercial, el cliente lo descubre al ver que no le ha llegado.
Comerciales que venden sin saber qué hay
En la visita, el comercial promete una referencia que se agotó ayer o aplica un precio que ya no es el del cliente. Luego toca llamar para rectificar, y eso desgasta la relación más que el propio error.
Tarifas y condiciones distintas para cada cliente
Descuentos por volumen, rappels, precios pactados con una cadena o promociones de un fabricante. Si todo eso vive en un Excel que solo entiende una persona, cada pedido depende de que esté disponible.
El stock del programa nunca cuadra con la nave
Se sirve una caja antes de darla de alta, una devolución se queda en un rincón o un palé se mueve sin registrar. Al final, nadie se fía del número y se sale a contar a mano.
Rutas que se deciden cada mañana de memoria
El encargado reparte los pedidos entre las furgonetas según lo que recuerda. Si falta un repartidor o entra un pedido urgente, se reorganiza a gritos en el muelle.
Albaranes de papel que tardan en volver a la oficina
El albarán firmado vuelve arrugado, con cambios a boli, o no vuelve. Mientras tanto no se factura, y las incidencias (una caja rota, un producto rechazado) se discuten semanas después.
Qué podemos construir para distribuidoras
Solo las herramientas que tienen sentido en este sector.
Con qué se conecta
Lo que ya usas se queda. La herramienta nueva se conecta a ello.
- Holded
- Odoo
- A3
- Sage
- Excel y Google Sheets para migrar tarifas y clientes
- Lectores de código de barras y terminales de almacén
- Google Maps
- WhatsApp Business y email para avisos
El recorrido de un pedido, y dónde se rompe
Piensa en un pedido cualquiera de un bar al que sirves dos veces por semana. Llega por WhatsApp a las 22:30, al móvil del comercial. A la mañana siguiente alguien lo pasa al programa, el almacén lo prepara con el stock que cree que tiene, el encargado lo asigna a una furgoneta y el repartidor vuelve por la tarde con un albarán en el que el cliente ha tachado dos cajas. Ese albarán llega a administración el viernes.
En cada salto hay una persona copiando o interpretando información. Por eso los errores de una distribuidora rara vez son de una sola área: el pedido mal copiado se convierte en una rotura de stock falsa, que se convierte en una devolución, que se convierte en una factura que hay que rectificar.
Las cuatro piezas que encajan en una distribuidora
No todo lo que se puede construir tiene sentido aquí. Estas son las cuatro herramientas que sí suelen compensar, con su plazo habitual de construcción:
- App de pedidos para clientes y comerciales (6–12 semanas). Cada cliente ve su catálogo, su tarifa y su historial, y el comercial consulta stock y precios reales en la visita. Más detalle en app de pedidos B2B para distribuidoras.
- Gestión de almacén (8–14 semanas). Entradas, ubicaciones, preparación con lector y devoluciones registradas en el momento. Ver gestión de almacén para distribuidoras.
- Rutas y reparto (6–12 semanas). Pedidos asignados a furgonetas, orden de paradas y albarán firmado en el móvil. Ver rutas y reparto para distribuidoras.
- Asistente con IA (3–6 semanas). Responde a clientes y comerciales sobre disponibilidad, fichas técnicas o condiciones, con tus propios datos. Ver asistente IA para distribuidoras.
No hace falta construirlas todas ni a la vez: cada una funciona sola y se conecta con las demás cuando llegan.
Qué pieza va primero
La regla práctica: empieza por donde nace el error, no por donde se nota. Si el stock no cuadra porque los pedidos entran mal copiados, arreglar el almacén primero no sirve de mucho. Algunas señales para decidir:
- Si pasáis horas pasando mensajes al programa, empieza por los pedidos por WhatsApp.
- Si los comerciales prometen lo que no hay, el problema es de comerciales sin stock ni precios, y se resuelve con la misma app.
- Si los pedidos entran bien pero se sirven mal, mira el stock que no cuadra.
- Si todo va bien hasta que el camión sale, el cuello de botella son los albaranes en papel y las rutas.
Obligaciones y clientes grandes
Dos cambios empujan a las distribuidoras a ordenar su información. Uno es la factura electrónica entre empresas, que te explicamos en la guía de factura electrónica obligatoria para distribuidoras. El otro es crecer hacia cadenas y grandes superficies, que suelen exigir pedidos electrónicos, etiquetado y plazos que el WhatsApp no aguanta: lo contamos en vender a una gran superficie.
Si no tienes claro cuál es tu cuello de botella, el diagnóstico gratuito te lo ordena en unos minutos. Y si ya sabes qué quieres, pide tu presupuesto: descríbenos con tus palabras cómo va hoy un pedido desde que entra hasta que se factura y te preparamos una propuesta.
Un ejemplo
Ejemplo ilustrativo
Distribuidora de alimentación a hostelería con 30 personas
Ejemplo ilustrativo. Una distribuidora que sirve a unos 300 bares y restaurantes recibe los pedidos por WhatsApp y por teléfono. Empieza con una app de pedidos donde cada cliente ve su catálogo y su tarifa, con hora de corte a las 18:00. Con los pedidos ya en un solo sitio, añade lectura de códigos en el almacén para preparar y descontar stock, y más tarde rutas con albarán firmado en el móvil del repartidor, que se envía a facturación al momento.
Cuándo NO necesitas software a medida
No siempre hace falta construir. Si alguno de estos casos es el tuyo, ahórrate el proyecto.
El módulo de ventas y almacén de Odoo
Si tu catálogo y tus tarifas son sencillos y estás dispuesto a adaptar tu forma de trabajar a la del programa, Odoo cubre pedidos, almacén y facturación en un solo sitio. Cuenta con el coste de implantarlo bien.
Holded, A3 o Sage con su portal o app de pedidos
Si ya facturas con uno de ellos y tus clientes solo necesitan repetir pedidos básicos, prueba primero las extensiones de pedidos que se integran con tu programa antes de construir nada.
Una hora de corte y una persona responsable de los pedidos
Si tienes pocos clientes y pocos comerciales, acordar un canal único y una hora límite, con alguien que lo pase todo al programa, puede ser suficiente durante un tiempo.
Preguntas frecuentes
Un sitio único donde entren los pedidos, un almacén en el que el stock sea fiable y una forma de repartir y cerrar la entrega sin papel. Muchas distribuidoras lo tienen a medias entre su programa de facturación, varios Excel y WhatsApp. Lo a medida tiene sentido donde tu forma de vender no encaja en ese programa.
Pieza a pieza y según tu caso: no pesa lo mismo una app de pedidos con tarifas por cliente que un almacén con lectores o unas rutas con albarán firmado. Cada proyecto incluye diseño, desarrollo, pruebas y formación. Nos cuentas cómo trabajáis y te preparamos el presupuesto a mano; los proyectos parten desde 5.000 €.
No. Lo habitual es que tu programa siga llevando la contabilidad y la facturación, y que la herramienta a medida le pase los pedidos y los albaranes ya validados. Así nadie los teclea dos veces.
Sí, es una función que se puede pedir: el comercial toma el pedido en la visita, se guarda en el teléfono y se envía en cuanto hay conexión, con el stock y la tarifa que había en la última sincronización.
El Real Decreto 238/2026, aprobado el 25 de marzo de 2026, obligará a facturar electrónicamente entre empresas: 12 meses después de una orden ministerial aún pendiente para quien factura más de 8 millones de euros, y 24 meses para el resto. Si tus albaranes y pedidos ya son digitales, llegar a la factura electrónica es mucho más sencillo.
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