Distribuidoras · Asistente de IA
Asistente de IA para distribuidoras
Es un asistente al que tus comerciales, tu oficina o tus clientes preguntan en lenguaje normal y que contesta con tus fichas técnicas, condiciones comerciales, procedimientos y, si se conecta, con el stock y el estado de los pedidos. En una distribuidora está funcionando en 3–6 semanas, con revisión humana en todo lo que afecte a precios.
Mis comerciales me llaman diez veces al día desde las visitas para preguntarme si un producto lleva gluten, qué formato tiene o si un cliente puede tener portes gratis. ¿Un asistente de IA les puede contestar en mi lugar?
Lo de las fichas técnicas, sí, en cuanto estén en PDF o en tu programa: el asistente responde con la ficha del fabricante y dice de qué documento sale. Lo de los portes gratis depende de que las condiciones de cada cliente estén escritas; si solo las sabes tú, primero hay que ponerlas en un documento o en la ficha del cliente. Un asistente así para tu equipo comercial se pone en marcha en 3–6 semanas, y las excepciones deberían seguir pasando por ti.
Los problemas que vemos hoy en distribuidoras
Fichas técnicas que nadie encuentra a tiempo
Alérgenos, formatos, medidas del palé, temperatura de conservación. La ficha existe, pero está en el correo de hace un año o en la web del fabricante, y el comercial en la visita no puede buscarla.
Condiciones comerciales que solo conoce la dirección
Portes a partir de cierto importe, rappels, plazos de pago especiales. Cuando un comercial o la administrativa nueva tienen una duda, la única salida es preguntar al jefe.
La oficina contesta lo mismo por teléfono todo el día
Si ha salido el pedido, a qué hora pasa el reparto, si hay existencias de una referencia. Son preguntas cortas, pero interrumpen cada pocos minutos a quien está facturando o cerrando rutas.
Los nuevos tardan meses en valerse solos
Cientos de referencias, decenas de proveedores y reglas que no están escritas en ningún sitio. Un comercial o administrativo nuevo depende durante mucho tiempo de un compañero con más años.
Qué construiríamos
Consulta de fichas técnicas por referencia
El comercial escribe el nombre del producto o lo que recuerda de él y recibe alérgenos, formato, unidades por caja y conservación, con enlace a la ficha original.
Condiciones del cliente al preguntar
Portes, forma de pago, día de reparto y tarifa aplicada, leídos de tu programa de gestión. Solo lo ven los perfiles que tú decidas.
Estado del pedido y del reparto
Conectado a tu app de pedidos o de reparto, responde si el pedido está preparado, en ruta o entregado, sin que nadie de la oficina lo busque.
Stock disponible con aviso de fiabilidad
Da el stock que marca el sistema y lo presenta como dato del sistema, no como promesa. Si la referencia está bajo mínimos, lo dice y sugiere confirmar con almacén.
Procedimientos internos para el equipo
Cómo se tramita una devolución, qué hacer con un palé dañado, cómo se da de alta un cliente. Respuestas con el procedimiento de tu empresa, no con uno genérico.
Borradores de respuesta para la oficina
Ante una reclamación o una consulta por email, prepara una respuesta con los datos del cliente y del pedido. Una persona la revisa y la envía.
Sustitutos cuando algo está agotado
Si un producto no está disponible, propone alternativas del mismo tipo que tú hayas marcado como sustitutos válidos.
Registro de preguntas sin respuesta
Cada semana ves qué no supo contestar. Suele ser la lista de fichas que faltan y de condiciones que nunca se escribieron.
Con qué se conecta
Lo que ya usas se queda. La herramienta nueva se conecta a ello.
- Fichas técnicas en PDF de tus proveedores y fabricantes
- Holded, A3, Sage u Odoo para clientes, tarifas y stock
- Tu app de pedidos B2B o de reparto para el estado de cada pedido
- Google Drive, SharePoint o carpetas compartidas con procedimientos
- Email y WhatsApp Business para borradores de respuesta
- Modelos de IA de proveedores como OpenAI, Anthropic o Google
Quién pregunta qué en una distribuidora
Antes de pensar en IA, piensa en las preguntas. En una distribuidora de cierto tamaño llegan a diario de tres sitios distintos, y cada una necesita un asistente algo diferente:
Los comerciales, desde la visita. "¿Este queso lleva lactosa?", "¿cuántas latas trae la caja?", "¿este cliente tiene portes pagados?". Necesitan una respuesta en segundos, en el móvil, con la seguridad de que viene de la ficha buena.
La oficina, entre llamada y llamada. Procedimientos de devolución, qué hacer si un cliente reclama una rotura, cómo se da de alta un cliente con condiciones especiales. Son preguntas que hoy acaban en el despacho del dueño, lo que en otras páginas llamamos siempre me preguntan a mí.
Los clientes, por WhatsApp o por teléfono. "¿Ha salido lo mío?", "¿os queda agua con gas?". Si estas preguntas te quitan horas, mira también clientes que preguntan dónde está su pedido: a veces la respuesta es un aviso automático, no un asistente.
Lo sensato suele ser empezar por dentro, con comerciales y oficina, y abrirlo a clientes solo cuando las respuestas internas sean fiables.
Lo que un asistente no debe hacer en tu empresa
Un asistente de IA puede equivocarse, y en una distribuidora hay tres terrenos donde un error sale caro: alérgenos, precios y promesas de entrega. Por eso lo configuramos para que en esos tres casos cite la fuente, avise si el dato puede no estar al día y, cuando haya dinero de por medio, prepare un borrador para que una persona decida. Si tu stock no es fiable, el asistente repetirá un número equivocado con mucha seguridad; eso se arregla en el almacén, no en la IA. Los detalles generales de cómo limitamos estos riesgos están en la página del asistente de IA con tus documentos.
Si te suena esa situación, la guía sobre qué hacer cuando se va la persona que lo sabía todo cuenta cómo sacar ese conocimiento de una cabeza antes de que haga falta.
Plazos y por dónde empezar
Un asistente de IA para una distribuidora se pone en marcha en 3–6 semanas. Si ya vas a construir la app de pedidos o el reparto, se suma sobre esa base y aprovecha las conexiones que ya existen. Cómo encaja con el resto de piezas lo tienes en software para distribuidoras.
Cuando quieras concretarlo, pide tu presupuesto. Explícanos quién pregunta más en tu empresa, dónde están hoy las fichas y las condiciones, y qué te gustaría quitarte de encima; con eso preparamos una propuesta pensada para tu distribuidora.
Un ejemplo
Ejemplo ilustrativo
Distribuidora de alimentación con 1.200 referencias y seis comerciales
Ejemplo ilustrativo. Los comerciales de una distribuidora de alimentación a hostelería llaman a la oficina varias veces al día para preguntar por alérgenos y formatos, y la responsable de calidad deja lo que está haciendo para buscar la ficha. Se construye un asistente interno con las fichas técnicas de todos los proveedores y las condiciones de portes por tipo de cliente. Los comerciales preguntan desde el móvil en la visita, y la responsable de calidad revisa cada semana las preguntas que el asistente no supo responder para completar las fichas que faltan.
Cuándo NO necesitas software a medida
No siempre hace falta construir. Si alguno de estos casos es el tuyo, ahórrate el proyecto.
NotebookLM o Microsoft Copilot con tus carpetas
Si lo que quieres es que tu equipo consulte fichas técnicas y procedimientos que ya tienes en Google Drive o en Microsoft 365, estas herramientas trabajan sobre esos archivos sin desarrollo. Se quedan cortas cuando hace falta leer stock, tarifas o pedidos de tu programa.
ChatGPT o Claude en su versión de empresa
Para que la oficina redacte respuestas a reclamaciones o resuma documentos, una cuenta de empresa por usuario suele bastar. No sirve para dar acceso a tus clientes ni para respetar qué puede ver cada perfil.
Una carpeta de fichas bien ordenada y un buscador
Si las preguntas son casi todas de fichas técnicas y tienes pocas referencias, ordenar las fichas por proveedor y referencia en una carpeta compartida con buscador resuelve buena parte del problema sin IA.
Preguntas frecuentes
Sobre todo, a quién responde y qué datos consulta. Un asistente interno con fichas técnicas y procedimientos es un proyecto más acotado que uno que lee tu programa de gestión, da estados de pedido o atiende a clientes. Cuéntanos qué preguntas te quitan más tiempo y preparamos un presupuesto a mano, con el consumo del modelo de IA explicado.
Entonces el asistente se apoya en ella, porque clientes, productos y pedidos ya están conectados. Es la forma más natural de tenerlo, y buena parte del trabajo ya está hecho.
Puede mostrar la tarifa que tu programa tiene para ese cliente, igual que lo haría la app de pedidos. Lo que no debería hacer es negociar ni inventar descuentos: cualquier precio fuera de tarifa pasa por una persona.
El asistente contestará con lo que pone la ficha, y por eso cita siempre el documento. Con alérgenos, conviene que alguien de calidad revise las fichas al cargarlas y cuando cambie el proveedor o la receta.
3–6 semanas. Lo que más tiempo suele llevar en una distribuidora es reunir las fichas de todos los proveedores y escribir las condiciones comerciales que hoy solo están en la cabeza de alguien.
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Actualizado en septiembre de 2026