Factura electrónica obligatoria entre empresas: qué cambia para una distribuidora

Qué se sabe y qué no

Lo que está aprobado: el Real Decreto 238/2026, del 25 de marzo de 2026, que obliga a que las facturas entre empresas sean electrónicas. Lo que falta: una orden ministerial que lo desarrolla y que, a fecha de esta guía, no se ha publicado.

Los plazos cuentan desde esa orden:

• 12 meses después, si tu empresa factura más de 8 millones de euros al año.
• 24 meses después, si facturas menos.

Por eso esta guía no tiene fechas en el calendario. Cualquiera que hoy te diga «es obligatorio a partir de tal día» se lo está inventando o está adivinando. Cuando se publique la orden, actualizaremos esta página con las fechas exactas; la revisamos cada tres meses.

Por qué a una distribuidora le afecta más de lo que parece

En muchas empresas la factura sale de un solo sitio y listo. En una distribuidora, en cambio, la factura es el último eslabón de una cadena larga: el comercial toma el pedido, el almacén lo prepara, el repartidor lo entrega, el cliente firma el albarán, a veces con cambios (una caja rota, un artículo que faltaba, una devolución), y solo entonces alguien en la oficina factura.

Si cualquiera de esos pasos vive en papel, en WhatsApp o en una hoja de Excel, hay una persona pasando datos a mano al programa de facturación. Hoy ese error se arregla con una llamada y una factura rectificativa. Con la factura electrónica obligatoria, cada error viaja en digital al cliente y rectificarlo sigue costando tiempo a las dos partes.

Así que la pregunta útil no es «¿mi programa de facturación cumplirá?», que casi siempre tendrá respuesta de tu proveedor. La pregunta es: ¿llegan los pedidos y los albaranes a ese programa sin que nadie los reescriba?

Las tres piezas que hay que revisar

1. El programa que factura. Holded, A3, Sage, Odoo o el que uses. Pide por escrito cómo va a emitir y recibir facturas electrónicas y desde cuándo. Si trabajas con un programa antiguo o hecho a medida hace años, este es el punto más urgente.

2. Cómo entran los pedidos. Si los clientes piden por teléfono, por correo o por WhatsApp, alguien los transcribe. Revisa cuántos pedidos al día pasan por ese paso y cuántos errores de artículo o de precio acaban en factura. En pedidos por WhatsApp tienes cómo medirlo.

3. Cómo vuelven los albaranes. El albarán firmado es lo que dice qué se entregó de verdad. Si vuelve en papel en la furgoneta y se archiva días después, la factura sale con retraso o con datos que no coinciden. Lo cuentan con detalle en albaranes en papel.

Opciones, de menos a más

Ordenar el proceso sin comprar nada. Una sola persona responsable de cerrar cada día los albaranes del reparto, un formato único para los pedidos que llegan por mensaje y una revisión semanal de las diferencias entre albarán y factura. No cuesta dinero y reduce errores desde la primera semana.

Usar los módulos que ya tienes. Muchos programas de gestión tienen módulo de preventa, portal de pedidos o app de reparto. Si te encajan, conectados al mismo programa que factura, es la opción más barata. El problema aparece cuando no se adaptan a cómo trabajan tus comerciales o tus rutas, y el equipo vuelve al papel.

Una app propia conectada a tu facturación. Cuando tus clientes piden con tarifas especiales, tus repartidores cambian cantidades en la entrega o tienes varios almacenes, una app de pedidos B2B hecha para tu forma de trabajar puede dejar el pedido y el albarán limpios dentro de tu programa. La factura electrónica la sigue emitiendo el programa que cumpla; la app se encarga de que lo que le llega esté bien.

Qué hacer mientras sale la orden ministerial

No hace falta esperar a la fecha para moverse. Sin una orden publicada, lo sensato es preparar lo que servirá con cualquier formato técnico:

• Que cada cliente tenga sus datos fiscales completos y correctos en tu programa.
• Que cada artículo tenga un código único y no tres nombres distintos según quién lo teclee.
• Que el pedido y el albarán se registren una sola vez.
• Que sepas qué apps y hojas de cálculo tocan un pedido antes de que se facture. Si son varias, en datos en tres programas tienes por dónde empezar.

Y si además facturas con un TPV en tienda o en ruta, recuerda que Verifactu tiene sus propias fechas en 2027: están en la guía de Verifactu en el TPV.

Si al revisar el camino del pedido ves que necesitas una app propia, explícanos cómo te llegan hoy los pedidos en pide tu presupuesto. Con eso te preparamos una propuesta a la medida de tu reparto.