Hostelería y catering
Software a medida para hostelería y catering: qué tiene sentido construir y en qué orden
Un grupo de restaurantes o una empresa de catering pierde margen donde nadie mira: escandallos desactualizados, compras hechas por WhatsApp y una cocina central que produce sin saber qué piden los locales. Un control de producción con escandallos y cocina central tarda 8–16 semanas en construirse; el TPV, el almacén y los pedidos de los locales son piezas aparte.
Tengo una empresa de catering con 45 personas: hacemos bodas, eventos de empresa y comidas para dos colegios. Los presupuestos, los escandallos y las compras van en Excel y por WhatsApp, y nunca sé si un evento ha dado dinero hasta semanas después. ¿Qué necesito?
Necesitas que cada evento tenga su ficha: menú, número de comensales, escandallo de cada plato y, a partir de ahí, la lista de compra y la hoja de producción de cocina. Con eso sabes el coste previsto antes del evento y el real después. Es lo que hace un control de producción a medida. Si además compras a muchos proveedores, una gestión de almacén se encarga de los pedidos a proveedor y del stock de cámara.
Los problemas de siempre en hostelería y catering
Cada evento se organiza desde cero
Menú, comensales, alergias, personal, material y horarios viajan entre correos, un Excel y el grupo de WhatsApp del equipo. Un cambio de última hora en el número de invitados no llega a todos a la vez.
Escandallos que nadie actualiza
El coste de cada plato se calculó cuando se creó la carta. Desde entonces han subido el aceite, la carne y el pescado, pero el precio del menú no se ha tocado. El margen se va perdiendo sin que se note en el día a día.
Pedidos a proveedores por WhatsApp y de memoria
El jefe de cocina pide por la noche lo que cree que falta, a cada proveedor por su canal. No hay registro de qué se pidió ni de a qué precio, y los albaranes de recepción no se contrastan.
La cocina central produce a ciegas
Los locales piden a la cocina central por teléfono o con una hoja. La central no sabe con tiempo qué necesita cada uno, produce de más para no quedarse corta y lo que sobra se tira.
Trazabilidad y alérgenos en papel
En un catering o una cocina central, el Reglamento (CE) 178/2002 también obliga a saber qué lotes van en cada elaboración. Si se apunta en papel, responder ante una incidencia lleva horas.
El TPV no ve el grupo completo
Cada local tiene su caja y sus informes. Para saber qué vende el grupo, qué plato funciona y qué turno rinde, alguien exporta y junta hojas cada semana.
Qué podemos construir para hostelería y catering
Solo las herramientas que tienen sentido en este sector.
Con qué se conecta
Lo que ya usas se queda. La herramienta nueva se conecta a ello.
- TPV actual del local (si se mantiene)
- Datáfonos
- Impresoras de cocina y de etiquetas
- Holded
- A3
- Sage
- Excel y Google Sheets para migrar recetas y escandallos
- WhatsApp Business y email para pedidos a proveedores
Cocina, sala, compras y eventos: cuatro realidades que no se hablan
En hostelería y catering la información nace en sitios muy distintos. La sala sabe lo que se vende. La cocina sabe lo que produce y lo que se tira. Compras sabe lo que ha pedido y a qué precio. Y el comercial de eventos sabe lo que ha prometido al cliente. Cuando cada una vive en su herramienta, o en ninguna, el resultado es el mismo: el margen se descubre tarde.
Para un grupo de más de 20 personas, con varios locales, una cocina central o un volumen de eventos serio, ese desorden ya no se arregla con más esfuerzo. Se arregla conectando esas cuatro realidades.
Qué pieza resuelve qué
Si el problema es el coste de lo que produces, la pieza es el control de producción para hostelería: escandallos vivos, hojas de producción por día o por evento, pedidos de los locales a la cocina central y trazabilidad por lote. Plazo habitual: 8–16 semanas. Es la respuesta directa a no saber el coste real de lo que fabricas.
Si el problema son las compras y la cámara, la pieza es la gestión de almacén: stock por local y por cámara, caducidades, propuesta de pedido a cada proveedor y recepción contra albarán. Se construye en 8–14 semanas. Ayuda mucho si tiras producto caducado sin saber cuánto.
Si el problema es cómo te piden, la pieza es una app de pedidos: para que tus locales pidan a la central, o para que empresas y colegios te hagan sus pedidos de catering con su menú y sus condiciones. Lista en 6–12 semanas.
Si el problema es la caja, la pieza es un TPV a medida que vea todos los locales, con comandas a cocina y ventas por plato y por turno. Plazo: 6–10 semanas.
Cada pieza funciona por separado, así que puedes empezar por una y sumar las demás cuando tenga sentido.
Un evento, de principio a fin
Ese recorrido es el que normalmente se hace a mano, con Excel y mensajes. El objetivo no es tener más pantallas, sino que un cambio se propague solo.
Por dónde empezar
Si tienes cocina central o haces eventos grandes, empieza casi siempre por producción y escandallos: es donde está el margen. Si tienes varios locales sin cocina central, el TPV o las compras suelen ser el primer paso. Si te preocupa una inspección, lee antes la guía de trazabilidad sin papel, escrita para obradores pero con la misma lógica de registro por lote que necesita una cocina.
Para ordenar prioridades, prueba el diagnóstico. Y si ya sabes qué necesitas, pide tu presupuesto: descríbenos tus locales, tu cocina y tus eventos, y te preparamos una propuesta pensada para tu grupo.
Un ejemplo
Ejemplo ilustrativo
Grupo con tres restaurantes y una cocina central
Ejemplo ilustrativo. Un grupo de hostelería con 60 personas, tres restaurantes y una cocina central que elabora bases, salsas y postres. Empieza por el control de producción: cada local pide a la central desde una tablet antes de una hora fija, la central ve la producción del día con los escandallos de cada elaboración y etiqueta cada lote. Después, la gestión de almacén agrupa las necesidades de compra y genera los pedidos a cada proveedor.
Cuándo NO necesitas software a medida
No siempre hace falta construir. Si alguno de estos casos es el tuyo, ahórrate el proyecto.
Un TPV de hostelería estándar con su módulo de inventario
Si tienes uno o dos locales, sin cocina central y con una carta estable, un TPV del mercado con control de stock y escandallos básicos cubre lo necesario por una suscripción.
Un software de gestión de restaurantes o de catering del mercado
Si tus eventos siguen siempre el mismo esquema y no te importa adaptarte al flujo del programa, hay herramientas de pago mensual para presupuestos, escandallos y compras. Pruébalas antes de construir.
Una plantilla de escandallo bien mantenida
Si el problema es solo que no conoces el coste de los platos, una hoja de escandallos revisada cada trimestre con los precios de tus proveedores ya te da mucho.
Preguntas frecuentes
Depende de tu estructura. Para un grupo con cocina central, un control de producción que una pedidos de los locales, escandallos y trazabilidad. Para un catering, lo mismo organizado por eventos. Para varios locales, un TPV que vea el grupo entero. Y en ambos casos, una gestión de compras y stock de cámara.
Se presupuesta según tu caso, a mano, porque un grupo con cocina central y un catering de eventos necesitan cosas distintas. Nos cuentas cuántos locales tienes, cómo trabajáis la producción y las compras, y qué te preocupa más. Con eso te preparamos una propuesta por piezas, con el plazo de cada una.
No. Si tu TPV funciona para cobrar, la herramienta a medida puede leer sus ventas para alimentar escandallos y producción. Un TPV a medida solo compensa cuando el tuyo no encaja con cómo trabaja tu grupo.
Sí, si cada evento tiene sus escandallos y sus compras asociadas. El coste previsto sale al cerrar el menú y el real al registrar lo que se ha consumido y el personal. La diferencia entre los dos es donde se aprende.
Cada elaboración se registra con los lotes de las materias primas que lleva y se etiqueta con su propio lote y su fecha. Así puedes responder ante una incidencia o una inspección sin buscar papeles. Tienes más detalle en nuestra guía de trazabilidad sin papel.
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