Stock y almacén
Tiramos producto por caducidad y no sabemos cuánto: cómo medirlo y dejar de perderlo
Ocurre porque el almacén no sabe qué fecha tiene cada lote: se coloca lo nuevo delante, se sale por lo que está más a mano y la merma se tira sin apuntarla. Hay tres formas de atajarlo: una rutina de colocación y registro de mermas, un programa estándar con lotes y fechas, o un sistema de almacén propio que avise antes de que caduque, que suele estar en marcha en 8–14 semanas.
Tengo un obrador que vende a tiendas y hostelería, y cada semana acabamos tirando cajas de producto que ha caducado en la cámara. Nadie lo apunta, así que no sé si es mucho o poco. ¿Cómo empiezo a controlarlo sin montar un lío?
Empieza por medir, porque sin cifra no sabrás si merece la pena invertir en nada. Durante un mes, todo lo que se tire se apunta en una hoja junto a la cámara: producto, cantidad, lote y motivo. A la vez, marca cada caja con la fecha en grande y coloca siempre lo nuevo detrás. Al final del mes multiplica cantidades por coste y tendrás tu merma real. Si es alta y la rutina no se mantiene cuando hay jaleo, necesitas que el sistema sepa qué lote hay en cada sitio y te avise de lo que vence esta semana.
¿Te pasa esto?
- Nadie sabe decirte cuánto se tiró el mes pasado, ni en unidades ni en euros.
- En la cámara o el almacén aparecen cajas con fechas pasadas detrás de producto nuevo.
- Las mermas se tiran sin apuntar, así que el stock del programa nunca baja por ese motivo.
- Un cliente te devuelve producto porque le llegó con poca vida útil.
- Compras o fabricas de más por miedo a quedarte corto y luego sobra.
- Cuando pides la fecha de caducidad de un lote hay que ir a mirarlo a la estantería.
Lo que te cuesta
Lo que tiras es solo la parte visible. Detrás están el coste de haberlo comprado o fabricado, el espacio de cámara que ocupó, las devoluciones de clientes que reciben producto con poca vida y las compras de más que se hacen porque el stock del programa incluye género que ya no sirve. Si trabajas con alimentación, además hay un riesgo sanitario que no se mide en euros.
Un cálculo sencillo
8 cajas tiradas a la semana × 35 € de coste cada una = 280 € a la semana; en 50 semanas son 14.000 € al año, antes de contar devoluciones.
Calcula el tuyo con la calculadora de horas perdidasLas opciones, con honestidad
Tres caminos. El software a medida es solo uno de ellos, y no siempre el bueno.
Opción 1
Ordenar el proceso, sin software
Primero entra, primero sale (o mejor, primero caduca, primero sale) aplicado de verdad: fechas visibles en cada caja, lo nuevo siempre detrás, una revisión semanal de lo que vence en los próximos siete días y un registro de mermas junto a la cámara. Cuesta disciplina, no dinero.
Opción 2
Una herramienta estándar
- Odoo Inventario con lotes y fechas de caducidad. Controla lotes, fechas y propone qué sacar primero. Encaja si vas a trabajar con Odoo y tu almacén sigue una lógica estándar; exige que se registren bien todas las entradas.
- a3ERP o Sage 200 con gestión de lotes. Si ya usas uno de ellos, activar lotes y caducidades puede bastar. Suelen necesitar configuración de tu distribuidor y el registro en almacén sigue siendo manual.
- Una hoja de Excel o Google Sheets con lotes y fechas. Para pocas referencias y una cámara, una hoja con lote, fecha y ubicación, ordenada por caducidad, es un buen paso intermedio.
Opción 3
Una herramienta a medida
Un sistema de almacén propio donde cada entrada se registra con su lote y su fecha escaneando la etiqueta, la preparación de pedidos indica qué lote sacar primero, una lista diaria avisa de lo que caduca pronto y las mermas se registran con su motivo desde el móvil. Compensa cuando la merma es alta, trabajas con muchos lotes o tus clientes exigen vida útil mínima.
La merma que nadie apunta no existe
En la mayoría de almacenes con producto perecedero pasa lo mismo: se tira género casi todas las semanas y, como no se registra, en las cuentas no aparece como pérdida. Aparece como un margen algo peor de lo esperado, o como un stock en el programa que no coincide con la cámara. Por eso este problema suele ir de la mano de un stock que nunca cuadra.
Las causas se repiten. Quien descarga coloca lo nuevo delante porque es más cómodo. Quien prepara saca lo que tiene a mano. Nadie sabe qué fecha tiene cada lote sin ir a mirarlo. Y cuando se compra o se fabrica, se hace con un stock que incluye cajas que ya no se pueden vender.
Paso uno: un mes midiendo
Antes de comprar nada, necesitas saber cuánto pierdes. Pon una hoja junto a la cámara con cuatro columnas: producto, cantidad, lote y motivo (caducado, roto, devuelto). Que la rellene quien tira el producto, en el momento. A final de mes multiplica por el coste y compara con lo que facturas de esos productos. Si prefieres partir de algo hecho, la plantilla de control de stock te sirve de base.
Paso dos: colocar por fecha, no por comodidad
La regla es sencilla y difícil de mantener: lo que vence antes, sale antes. Ayudan tres cosas prácticas:
- Fecha escrita en grande en la cara visible de cada caja.
- Estanterías con entrada por detrás cuando el espacio lo permite.
- Diez minutos cada lunes para revisar lo que vence esa semana y decidir qué hacer con ello: vender con descuento, usar en producción o avisar a un cliente habitual.
Paso tres: que el sistema lo sepa por ti
Cuando tienes muchas referencias, varios turnos o picos de trabajo, la disciplina falla justo cuando más falta hace. Ahí compensa que el lote y la fecha se registren al recibir y que la pantalla de preparación diga qué lote sacar. Si además necesitas enseñar a un inspector de dónde viene cada lote, revisa cómo llevar la trazabilidad sin papel, porque se resuelven con el mismo registro.
Si fabricas tú el producto, el lote empieza en producción: la página de control de producción explica cómo se conecta. Si solo compras y vendes, lo que buscas es un sistema de gestión de almacén. Y si no tienes claro cuál es tu caso, el diagnóstico gratuito te orienta en unos minutos; cuando quieras dar el paso, pide tu presupuesto y explícanos tu cámara y tus lotes con tus propias palabras.
Cómo sería una herramienta a medida para esto
Plazo habitual de desarrollo: 8–14 semanas.
Lote y fecha al recibir
Quien descarga escanea o fotografía la etiqueta y el lote queda registrado con su fecha y su ubicación.
Qué sacar primero, en la pantalla
Al preparar un pedido, el sistema indica el lote que vence antes y la estantería donde está.
Aviso de lo que vence esta semana
Cada mañana, una lista de lo que caduca en los próximos días, para venderlo, usarlo en producción o hacer una oferta.
Mermas registradas en diez segundos
Se tira, se escanea y se elige el motivo. A final de mes sabes cuánto has perdido y por qué.
Vida útil mínima por cliente
Si un cliente exige al menos quince días de vida, el sistema no le asigna un lote que no los cumpla.
Un ejemplo
Ejemplo ilustrativo
Un fabricante de lácteos frescos que sirve a supermercados locales
El jefe de almacén sabía que se tiraba producto, pero no cuánto. Durante un mes apuntaron cada merma en una hoja y descubrieron que la mayor parte venía de dos referencias con poca rotación que se colocaban delante del producto nuevo. Cambiaron la colocación y ajustaron la fabricación de esas dos referencias. La hoja, sin embargo, dejó de rellenarse en cuanto llegó la campaña de verano, y el siguiente paso fue registrar lotes y mermas con el móvil en un sistema que avisa solo de lo que vence.
Preguntas frecuentes
Se presupuesta según tu caso. Influyen el número de almacenes, si hay que conectarlo con producción y con qué programa de facturación trabajas; el plazo habitual es de 8–14 semanas. Pide tu presupuesto contándonos cómo recibes y guardas hoy el género, y te preparamos una propuesta.
Ayuda mucho, pero no siempre es obligatorio. Muchos proveedores ya traen el lote en la etiqueta; para lo que no, se puede imprimir una etiqueta propia al recibir.
Registrar lotes y fechas a la entrada es la base de la trazabilidad, así que sí, las dos cosas se resuelven juntas. Qué exige exactamente la inspección en tu caso conviene confirmarlo con tu asesor de seguridad alimentaria.
Entonces el lote nace en tu obrador o tu planta. Lo lógico es que el control de producción cree el lote con su fecha y el almacén lo reciba ya registrado.
Mide tu caso antes de decidir
Pon tus números y mira cuánto te cuesta al año.
La solución, en detalle
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Actualizado en septiembre de 2026