Momentos de la empresa · Actualizado en septiembre de 2026
Requisitos para vender a una gran superficie: nos piden pedidos por portal, EDI y trazabilidad
Cada cadena tiene sus normas, pero casi todas piden algo de estas 5 áreas: pedidos y facturas electrónicas (portal o EDI), trazabilidad por lote, etiquetado y códigos de barras, entregas en ventanas horarias y datos de producto ordenados. Antes de invertir, pide al comprador la lista por escrito y compárala con cómo trabajas hoy.
Tengo una pequeña fábrica de salsas y una cadena de supermercados quiere referenciarnos en sus tiendas de la zona. Nos hablan de EDI, de un portal de proveedores y de trazabilidad por lote, y hoy recibimos pedidos por correo y apuntamos los lotes en una libreta. ¿Qué tengo que tener listo y por dónde empiezo?
Empieza pidiendo al comprador el manual o la lista de requisitos de proveedor, por escrito, y una persona de contacto para dudas técnicas. Con esa lista, separa lo que es de proceso de lo que es de sistema. La trazabilidad por lote es lo primero: tienes que poder decir, de cada caja que salga, qué lotes de materia prima lleva y a qué tienda fue; eso se puede empezar en papel ordenado o en una hoja y es obligatorio igualmente por el Reglamento 178/2002. Para el EDI, pregunta si aceptan un proveedor de EDI externo o un portal web donde tecleas los pedidos a mano; para un volumen pequeño suele bastar. Deja para después cualquier programa grande: primero consigue cumplir con lo mínimo y ver si la relación crece.
Una buena noticia que viene con deberes
Que una cadena de supermercados o un gran distribuidor quiera tu producto es una gran oportunidad. También es un cambio de liga. Hasta ahora vendías a tiendas y restaurantes que te llaman, te mandan un mensaje o te piden por correo. Una gran superficie trabaja con sistemas, plazos y penalizaciones, y espera que tú encajes en ellos.
Lo que exige cambia de una cadena a otra, y a veces de un departamento a otro dentro de la misma. Por eso esta guía no te da la lista de ninguna cadena concreta. Te da las áreas que suelen aparecer, para que sepas qué preguntar y qué revisar en casa.
Las 5 áreas que casi siempre salen
1. Pedidos y facturas electrónicas. Muchas cadenas envían los pedidos por EDI o por un portal de proveedores y esperan que les devuelvas albaranes y facturas por la misma vía. Si hoy tu forma de recibir pedidos es el correo o el teléfono, este es el cambio más visible. Pregunta si aceptan un portal web donde tú tecleas, un proveedor de EDI que haga de puente o solo conexión directa.
2. Trazabilidad por lote. Tienes que saber qué lotes de materia prima lleva cada lote de producto y a qué centro o tienda ha ido. No es solo un requisito comercial: el Reglamento (CE) 178/2002 lo exige a toda empresa alimentaria. Si hoy los lotes viven en una libreta, lee trazabilidad en papel antes de la primera reunión.
3. Etiquetado y códigos de barras. Suelen pedir código de barras en cada unidad y en cada caja, a veces etiquetas de palé con un formato concreto, y fichas de producto con ingredientes, alérgenos y medidas. Pide las especificaciones exactas y un ejemplo aprobado.
4. Entregas en ventana horaria. Los centros logísticos de las cadenas reciben con cita. Llegar tarde o con el pedido incompleto puede suponer rechazo o penalización. Eso afecta a cómo preparas, a cuándo sale el camión y a cómo confirmas lo que entregas; si hoy los albaranes van en papel, aquí lo notarás.
5. Datos de producto ordenados. Referencias, formatos, precios, fechas de consumo. La cadena los carga en su sistema y espera que coincidan con lo que llega. Un error en la ficha se convierte en un problema en cada tienda, y un control flojo de fechas acaba en producto caducado devuelto.
Primero proceso, luego sistema
Antes de comprar nada, haz una tabla con dos columnas. En una, lo que depende de cómo trabajáis: quién apunta los lotes, quién prepara, quién revisa la carga antes de salir. En la otra, lo que de verdad pide un sistema: recibir pedidos por EDI, generar etiquetas con código de barras, emitir factura electrónica.
La primera columna es casi siempre la más larga y la más urgente. Ordenar esas responsabilidades y rutinas es trabajo de organización, y no hace falta esperar a ningún programa para empezar.
Ten en cuenta además el calendario de la factura electrónica: el Real Decreto 238/2026 la hará obligatoria entre empresas, así que lo que prepares ahora para la cadena te servirá también para el resto de clientes.
Cuándo una herramienta te ahorra el problema
Si tu programa de gestión actual ya ofrece módulo de EDI o se conecta con un proveedor de EDI, empieza por ahí; es lo más rápido. Si la trazabilidad es lo que no llega, un control de producción que registre lotes en cada tanda te permite responder a la cadena en minutos. Y si lo que se complica es preparar y cargar pedidos con fechas y lotes, una gestión de almacén propia puede encajar. Pero decide esto con la lista del comprador delante, no antes.
Para empezar a ordenar lotes hoy mismo, descarga la hoja de trazabilidad.
Preguntas frecuentes
El EDI es un intercambio electrónico de documentos, como pedidos, albaranes y facturas, en un formato que entienden directamente los sistemas del cliente y del proveedor. Muchas cadenas lo piden, pero algunas aceptan alternativas como un portal web o un proveedor externo que hace de intermediario. Pregúntale a tu comprador qué vías acepta.
Las dos cosas. El Reglamento (CE) 178/2002 ya obliga a cualquier empresa alimentaria a poder rastrear sus lotes. La cadena suele pedir además que se lo demuestres en un plazo corto y con un formato concreto.
Muy probablemente, y no solo por la cadena. El Real Decreto 238/2026 hará obligatoria la factura electrónica entre empresas: 12 meses después de una orden ministerial pendiente para las que facturan más de 8 millones de euros, y 24 meses para el resto.
Depende de lo lejos que estés. Si ya trazas lotes y facturas con un programa, puede ser cuestión de semanas. Si todo está en papel, cuenta con varios meses y empieza por la trazabilidad.
Solo si puedes pedir un arranque pequeño: pocas tiendas o pocas referencias. Comprometerte a todo sin tener los procesos listos es la forma más rápida de acumular penalizaciones y devoluciones.
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