App de pedidos B2B y portal de clientes
¿Cuándo compensa una app de pedidos B2B para tus clientes?
Una app de pedidos B2B a medida, o portal de clientes, está lista en 6–12 semanas. Tus clientes profesionales piden solos, con su catálogo y su tarifa, y cada pedido entra en una única lista de preparación. Compensa cuando tienes decenas de clientes que piden cada semana y las tarifas por cliente ya no caben en una herramienta estándar.
Vendo a unos 80 restaurantes y tiendas, cada uno con precios distintos, y los pedidos me llegan por WhatsApp y por teléfono. ¿Me compensa una app para que pidan ellos solos?
Con 80 clientes, tarifas por cliente y conexión con tu programa de facturación, es un proyecto típico de app de pedidos B2B, con 6–12 semanas de trabajo. Antes de decidir, mira si tu programa actual tiene portal de clientes: si tus precios son una tarifa general con pocos descuentos, puede bastarte. Si cada cliente tiene su lista, sus mínimos y su día de reparto, una app propia te ahorra copiar pedidos cada mañana.
¿Qué diferencia hay entre una app de pedidos B2B y una tienda online normal?
Una tienda online vende a cualquiera al mismo precio y cobra con tarjeta. Una app de pedidos B2B solo la usan tus clientes profesionales: cada uno entra con su usuario, ve sus precios pactados, pide a crédito o con su forma de pago habitual y repite pedidos de una semana a otra. Por eso Shopify o WooCommerce se quedan cortos cuando casi todo tu negocio es venta a empresas.
Los problemas que resuelve
Los pedidos llegan por cinco canales distintos
WhatsApp del comercial, email con un Excel adjunto, llamada a la oficina, nota en la visita. Alguien tiene que juntarlo todo cada mañana y, aun así, se escapa algún pedido o una cantidad mal leída.
Cada cliente tiene su precio y nadie lo recuerda entero
Descuentos pactados, precios netos, portes gratis a partir de cierto importe. La información vive en la cabeza del comercial o en un Excel, y los errores de precio se descubren cuando el cliente reclama la factura.
El cliente no sabe qué hay disponible
Pide un producto agotado, se entera al recibir el reparto y te llama para quejarse. Mientras tanto, el almacén ha preparado a medias y la administración rehace el albarán.
Los pedidos se teclean dos veces
Lo que pide el cliente se copia a mano en Holded, A3, Sage u Odoo para sacar albarán y factura. Es tiempo de oficina que no aporta nada y un punto más donde equivocarse.
¿Te suena alguno de estos?
Páginas sobre el problema, con su coste y las opciones que no pasan por construir nada.
Qué incluye normalmente
Acceso privado por cliente
Cada cliente entra con su usuario y solo ve su catálogo, sus precios y su histórico. Sirve igual desde el móvil del encargado que desde el ordenador de compras.
Repetir el pedido de la semana pasada
Un botón carga el último pedido o el pedido habitual del cliente para que solo cambie cantidades. Es lo que hace que pedir por la app sea más rápido que mandar un audio.
Tarifas, descuentos y mínimos por cliente
Precios netos, descuentos por familia, pedido mínimo y portes según el importe. La app aplica las condiciones pactadas sin que nadie las revise a mano.
Hora de corte y días de reparto
El cliente ve hasta qué hora puede pedir para recibir mañana y qué días pasa el reparto por su zona. Lo que llega tarde queda marcado para el siguiente reparto.
Stock visible al pedir
Si un artículo está agotado o bajo mínimos, el cliente lo ve antes de pedirlo y puede elegir un sustituto que tú propones.
Pedidos del comercial en la misma lista
El comercial puede pasar pedidos en nombre de sus clientes desde la visita, y la oficina registra los que llegan por teléfono. Todo acaba en una única lista con la misma hora de corte.
Lista de preparación para el almacén
Al cerrar la hora de corte, el almacén recibe los pedidos agrupados por ruta o por cliente, listos para preparar e imprimir.
Albaranes y facturas descargables
El cliente consulta sus albaranes, facturas y pedidos anteriores sin llamarte. Menos llamadas de administración pidiendo copias.
Avisos y novedades
Aviso al cliente cuando su pedido sale, cuando hay un producto nuevo o una oferta para su tipo de negocio.
Con qué se conecta
Lo que ya usas se queda. La herramienta nueva se conecta a ello.
- Holded
- A3
- Sage
- Odoo
- Programas de gestión con API o exportación a Excel
- Shopify o WooCommerce, si también vendes a particulares
- Pasarelas de pago para clientes que pagan al pedir
- WhatsApp Business para avisos
Qué es una app de pedidos B2B (y qué no es)
Una app de pedidos B2B es el sitio donde tus clientes profesionales te hacen los pedidos: bares, tiendas, farmacias, talleres, restaurantes, lo que sea tu cartera. También se le llama portal de clientes, porque además de pedir pueden consultar albaranes, facturas y su histórico. No es una tienda online abierta al público ni un sustituto de tu programa de facturación. Es la puerta de entrada de los pedidos, conectada con lo que ya usas detrás.
La diferencia con una tienda online está en las condiciones. En venta entre empresas cada cliente tiene su tarifa, su forma de pago, su día de reparto y a veces su propio catálogo. Una app de pedidos para clientes está pensada para eso desde el principio, no como un añadido.
Cómo saber si ya te hace falta
Haz esta cuenta sencilla: cuántos minutos al día pasa tu oficina leyendo mensajes y tecleando pedidos, y cuántos pedidos al mes salen con algún error. Si el primer número pasa de una hora diaria o el segundo se repite cada semana, el problema ya tiene un coste que puedes poner en euros. En la página sobre pedidos que llegan por WhatsApp y se pierden tienes un ejemplo de ese cálculo y lo que conviene probar antes de gastar nada.
Si todavía estás organizando los pedidos en una hoja de cálculo, la plantilla de pedidos B2B en Excel te sirve para ordenar la semana y, de paso, para ver qué columnas y qué reglas tendría que tener tu futura app.
Qué hace que un proyecto sea más o menos grande
Cada portal de clientes se presupuesta a partir de tu forma de vender. Cuatro cosas pesan más que el resto:
- Cómo son tus tarifas. Una tarifa general con descuento por cliente es sencilla. Precios netos por artículo, escalados por volumen y promociones por tipo de cliente llevan más trabajo.
- Con qué se conecta. Pasar los pedidos a Holded o a Odoo por su API no es lo mismo que conectar con un programa de gestión antiguo que solo exporta ficheros.
- Quién la usa. Solo clientes, o también comerciales que piden en su nombre y un almacén que prepara desde la misma lista.
- Datos de partida. Catálogo, fotos, clientes y tarifas: si están ordenados en tu programa, se importan rápido; si viven en cinco Excel, hay que limpiarlos.
El plazo va de 6–12 semanas, e incluye diseño de pantallas, desarrollo, pruebas con un grupo de clientes y formación de tu equipo. Después seguimos contigo: vigilamos que funcione, la actualizamos y hacemos los pequeños ajustes que vayan saliendo. Nuestros proyectos arrancan desde 5.000 €; para el tuyo, pide tu presupuesto contándonos cómo te llegan hoy los pedidos.
A medida, Odoo o un complemento: cómo decidir
No siempre hay que construir. Si tu programa de gestión ya trae portal de clientes y tus condiciones comerciales son estándar, configúralo antes de pedir presupuestos. En la comparativa sobre cuándo Odoo deja de encajar explicamos dónde suele quedarse corto y dónde funciona bien.
La app a medida tiene sentido cuando tus reglas son tu ventaja: rutas con días fijos, sustitutos que propone tu almacén, pedidos mínimos por zona, precios que cambian con el mercado. Si eres distribuidora, en la página de app de pedidos B2B para distribuidoras tienes las funciones y ejemplos pensados para ese sector.
Cómo se pone en marcha sin molestar a tus clientes
- Empiezas con un grupo pequeño. Clientes que piden a menudo y con los que hay confianza para decir qué falla.
- La oficina sigue aceptando pedidos por teléfono, pero los mete en la app. Así solo hay una lista desde el primer día.
- Fijas una fecha para el resto. Cuando el grupo piloto pide sin ayuda, se invita a los demás con un enlace y una explicación de un minuto.
- Revisas los números al mes. Pedidos por la app, errores de preparación y horas de oficina dedicadas a teclear.
Un ejemplo
Ejemplo ilustrativo
Un mayorista de fruta y verdura que sirve a 120 restaurantes
Los cocineros piden por WhatsApp de noche, cuando acaban el servicio, y dos personas de la oficina pasan los mensajes al programa de gestión entre las seis y las ocho de la mañana. Con una app de pedidos, cada restaurante repite su pedido habitual y ajusta cantidades antes de medianoche. A las seis, el almacén ya tiene la lista agrupada por ruta y la oficina solo revisa las excepciones.
Por sector
La misma solución cambia mucho según el sector.
Cuándo NO necesitas software a medida
No siempre hace falta construir. Si alguno de estos casos es el tuyo, ahórrate el proyecto.
WhatsApp Business con catálogo
Si tienes menos de 20 o 30 clientes, un único precio para todos y pocos productos, el catálogo y las etiquetas de WhatsApp Business, más una hora de corte clara, te ordenan sin gastar nada.
El portal de clientes de Odoo
Si ya usas Odoo para ventas y facturación, su portal deja a tus clientes ver y repetir pedidos. Encaja si tus tarifas siguen las listas de precios estándar de Odoo.
Un módulo B2B para Shopify o WooCommerce
Si ya tienes tienda online y solo quieres añadir precios para profesionales y acceso con usuario, un complemento B2B suele salir mucho más barato que una app propia.
Preguntas frecuentes
Depende de cuántos clientes y productos tengas, lo complejas que sean tus tarifas y con qué programas se conecte, así que se presupuesta según tu caso. Nos explicas cómo te piden hoy y te preparamos un presupuesto a mano, sin compromiso.
Solo si pedir por la app les cuesta menos que mandarte un mensaje. Por eso insistimos en tres cosas: repetir pedido con un toque, entrar sin contraseñas complicadas y ver claro a qué hora se cierra el pedido. Lo normal es empezar con un grupo pequeño de clientes y ampliar.
Lo habitual es una web que funciona como app en el móvil, sin pasar por las tiendas de aplicaciones. Si necesitas funciones del teléfono, como escanear códigos en el local del cliente, se puede hacer app nativa, y eso se refleja en el presupuesto.
Sí, y lo recomendamos. Arrancas con 10 o 15 clientes de confianza, corriges lo que no encaja y después abres la app al resto. Los demás siguen pidiendo como siempre mientras tanto.
La oficina o el comercial los registran en la misma app. Lo importante es que no haya una segunda lista paralela: el almacén prepara solo lo que está en el sistema.
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