Gestión de almacén y stock
¿Software de almacén a medida o estándar? Cómo elegir bien
Un software de gestión de almacén a medida se pone en marcha en 8–14 semanas. Sirve para que el stock del sistema coincida con lo que hay en las estanterías, con entradas, ubicaciones, lotes y salidas registradas desde el móvil. Si tu almacén es sencillo, un programa estándar te basta; el a medida compensa cuando tus reglas de almacén no caben en él.
Tenemos un almacén de 1.500 referencias y el stock del programa nunca coincide con lo que hay de verdad. ¿Necesito un software de almacén a medida o me vale uno estándar?
Primero averigua por qué no cuadra. Si es porque las entradas y salidas se apuntan tarde o en papel, un estándar con lector de códigos puede bastarte. Si es porque trabajas con lotes, caducidades, ubicaciones o unidades de medida que tu programa no gestiona bien, un software de almacén a medida resuelve la causa en vez de parchearla. Haz un recuento de 50 referencias al azar: el tipo de error que encuentres te dirá qué necesitas.
Los problemas que resuelve
El stock del programa no es el de la estantería
Vendes algo que no tienes o dejas de vender algo que sí hay. Cada recuento descubre diferencias que nadie sabe explicar, y el ajuste de inventario se convierte en un acto de fe.
Solo una persona sabe dónde está cada cosa
Las ubicaciones están en la memoria del jefe de almacén. Cuando falta él, preparar un pedido tarda el doble y los nuevos tardan semanas en moverse con soltura.
Entradas y salidas en papel o al final del día
El albarán del proveedor se deja en una bandeja y se mete en el sistema cuando hay tiempo. Mientras tanto, el stock que ven los comerciales es el de ayer.
Lotes y caducidades a ojo
Sin registro por lote, no sabes qué sale primero ni qué está a punto de caducar. El producto viejo se queda al fondo y aparece cuando ya hay que tirarlo.
Recuentos que paran el almacén
El inventario anual obliga a cerrar uno o dos días y a movilizar a medio equipo. Como es tan costoso, se hace poco, y los errores se acumulan todo el año.
¿Te suena alguno de estos?
Páginas sobre el problema, con su coste y las opciones que no pasan por construir nada.
Qué incluye normalmente
Entradas con escáner desde el móvil
Se escanea el código de cada bulto al recibir, se compara con el pedido al proveedor y las diferencias quedan anotadas en el momento, no días después.
Ubicaciones por pasillo, estantería y hueco
Cada referencia tiene su sitio en el sistema. El preparador ve dónde ir a buscarla y el sistema propone dónde guardar lo que entra.
Lotes y fechas de caducidad
Cada entrada registra lote y caducidad. Las salidas proponen primero lo que caduca antes y avisan de lo que está cerca de la fecha.
Preparación de pedidos guiada
El preparador recibe la lista ordenada por recorrido del almacén y confirma cada línea escaneando. Si coge la referencia equivocada, el móvil lo avisa.
Recuentos cíclicos sin cerrar
Cada día se cuentan unas pocas ubicaciones mientras el almacén trabaja. En unas semanas has revisado todo sin parar ni un día.
Varios almacenes o furgonetas
Stock separado por almacén, tienda o vehículo, con traspasos entre ellos que quedan registrados en ambos lados.
Mínimos y avisos de reposición
Cuando una referencia baja de su mínimo, el sistema lo avisa y prepara la propuesta de pedido al proveedor.
Historial de cada movimiento
Quién movió qué, cuándo y desde dónde. Cuando algo no cuadra, puedes seguir el rastro en lugar de adivinar.
Con qué se conecta
Lo que ya usas se queda. La herramienta nueva se conecta a ello.
- Holded
- A3
- Sage
- Odoo
- Tu app de pedidos B2B o tienda online (Shopify, WooCommerce)
- Lectores de código de barras y móviles Android con escáner
- Impresoras de etiquetas
- Excel para importar el catálogo inicial
A medida o estándar: la pregunta de verdad
Casi todos los programas de facturación tienen una pestaña de stock, y hay muchos programas de almacén estándar. La pregunta útil no es cuál es mejor en general, sino si tu forma de mover el género cabe en ellos sin trucos. Si para usarlos tienes que inventarte referencias, llevar los lotes en un Excel aparte o apuntar las ubicaciones en una pizarra, el estándar te está costando más de lo que parece.
Un software de gestión de almacén a medida parte de tu nave: cómo recibes, cómo guardas, cómo preparas y cómo cuentas. Lo que ya funciona se respeta y se registra; lo que hoy se hace a ojo pasa a hacerse con el móvil en la mano.
Antes de pedir presupuesto, mira por qué no cuadra el stock
El control de stock falla casi siempre por tres motivos: movimientos que no se registran (o se registran tarde), errores al preparar y ubicaciones que nadie mantiene. En la página sobre por qué el stock no cuadra están las señales de cada uno y lo que puedes hacer sin software nuevo.
Si todavía no tienes nada, empieza por la plantilla de control de stock en Excel. Con unas semanas de uso sabrás cuántos movimientos tienes al día y dónde se cuelan los errores, que es justo la información que necesitas para decidir.
Alcance, plazo y qué incluye
Un proyecto de gestión de almacén a medida puede ser pequeño o bastante completo. El más acotado es un almacén con una nave, escáner desde el móvil, ubicaciones y conexión con un programa de facturación. Los más amplios incluyen varios almacenes, lotes y caducidades, preparación guiada, furgonetas como almacén móvil y varias integraciones.
La construcción lleva 8–14 semanas. El proyecto incluye diseño, desarrollo, pruebas dentro de tu almacén y formación del equipo, y después seguimos a tu lado para que el sistema siga al día. Solemos trabajar con proyectos desde 5.000 €. Si quieres saber qué supondría el tuyo, pide tu presupuesto y cuéntanos cómo se mueve hoy el género.
Qué cambia en el día a día del almacén
- Recepción: se acaba la bandeja de albaranes pendientes. Lo que entra se escanea y está disponible para vender en minutos.
- Preparación: el preparador nuevo no depende de preguntar dónde está cada cosa.
- Oficina: los comerciales y la app de pedidos ven el stock real, no el de ayer.
- Recuentos: unos minutos al día en lugar de un fin de semana al año.
- Dirección: sabes qué referencias no se mueven y cuánto dinero tienes parado en la nave.
Para qué tipo de empresa suele encajar
Lo vemos sobre todo en empresas que compran, guardan y reparten: distribuidoras, fabricantes de alimentación, importadores y operadores logísticos. En la página del sector de distribuidoras tienes cómo se combina el almacén con los pedidos de clientes y el reparto, que es donde más se nota que todo hable el mismo idioma.
Si tu almacén cabe en una habitación y lo lleva una persona, probablemente no necesitas esto todavía. Si tienes varias personas moviendo género, más de unos cientos de referencias o productos con caducidad, merece la pena hacer los números.
Un ejemplo
Ejemplo ilustrativo
Una distribuidora de productos de limpieza con dos naves
La empresa tiene unas 900 referencias repartidas en dos naves y el stock se lleva en su programa de facturación. Los traspasos entre naves se apuntan en una libreta y el recuento de diciembre siempre saca diferencias. Con un software de almacén a medida, cada traspaso se escanea al salir y al llegar, cada nave tiene sus ubicaciones y los recuentos se hacen por zonas cada semana. El programa de facturación sigue emitiendo las facturas, pero ahora recibe un stock en el que se puede confiar.
Por sector
La misma solución cambia mucho según el sector.
Cuándo NO necesitas software a medida
No siempre hace falta construir. Si alguno de estos casos es el tuyo, ahórrate el proyecto.
Excel o Google Sheets con una plantilla de stock
Si tienes pocas referencias, una sola persona mueve el género y no trabajas con lotes, una hoja bien hecha con entradas y salidas diarias es suficiente y no cuesta nada.
El módulo de inventario de Odoo
Si ya usas Odoo o vas a implantarlo, su inventario gestiona ubicaciones, lotes y varios almacenes. Encaja si aceptas trabajar con su forma de organizar las operaciones.
El control de stock de Holded
Para un almacén pequeño donde lo que necesitas es que las ventas descuenten stock y ver qué queda, el inventario de Holded cubre lo básico sin otro sistema.
Preguntas frecuentes
Se presupuesta según tu caso. Lo que más influye es el número de almacenes, si trabajas con lotes y caducidades, cuántas personas lo usan y las conexiones con tu programa de facturación o tu tienda online. Nos describes tu almacén y te preparamos un presupuesto a mano.
No. Lo habitual es que el software de almacén se encargue de lo que pasa dentro de la nave y tu programa de siempre siga haciendo albaranes y facturas. Los dos se hablan para que el stock sea el mismo en ambos.
No necesariamente. Muchos almacenes pequeños funcionan con móviles Android normales usando la cámara. Si escaneáis cientos de códigos al día, un móvil con escáner integrado va más rápido y aguanta mejor los golpes.
Se importa el catálogo y se hace un recuento inicial por zonas justo antes de arrancar. Desde ese día, todas las entradas y salidas pasan por el nuevo sistema. Es el único recuento grande que vas a necesitar.
Entre 8–14 semanas, según el número de naves, las conexiones y lo ordenados que estén tus datos de partida. Las pruebas se hacen en tu almacén con tu gente, no en una demo.
Cuéntanos qué necesitas
Lo estudiamos contigo y te preparamos un presupuesto a medida, sin compromiso.
Pide tu presupuestoActualizado en septiembre de 2026