Logística y transporte · Gestión de almacén
Software de gestión de almacén para empresas de logística y transporte
Para un operador logístico, el software de almacén a medida separa el stock de cada cliente, registra entradas y salidas con el móvil y calcula lo que hay que facturar por palé, por movimiento o por manipulación. Está listo en 8–14 semanas y cada cliente puede consultar su propio inventario sin llamarte.
Tenemos una nave con mercancía de doce clientes distintos, llevamos el stock de cada uno en un Excel y a final de mes nos cuesta días calcular cuántos palés ha tenido cada cliente para facturarle el almacenaje. ¿Qué software necesito?
Uno que trate a cada cliente como propietario de su stock, sepa en qué hueco está cada palé y guarde cuántas posiciones ocupa cada cliente cada día. Con eso, la factura de almacenaje sale de un informe y no de reconstruir el mes. Mira antes los programas de almacén para operadores del mercado: si tus tarifas son estándar, pueden bastar. Si cada cliente tiene condiciones distintas o quieres conectarlo con tu transporte, ahí tiene sentido uno a medida, y te preparamos el presupuesto con tus tarifas y tus clientes delante.
Los problemas que vemos hoy en empresas de logística y transporte
Stock de varios clientes en las mismas estanterías
La misma nave guarda mercancía de clientes distintos, a veces con referencias parecidas. Si el sistema no distingue a quién pertenece cada palé, un error de preparación acaba enviando producto de un cliente al destinatario de otro.
Entradas que llegan sin avisar
Un camión se presenta en el muelle con mercancía que nadie esperaba, o con cantidades que no coinciden con lo que dijo el cliente. Descargar sin saber qué debería venir impide reclamar las diferencias a tiempo.
Facturar el almacenaje a mano cada mes
Palés por día, entradas, salidas, preparaciones, reetiquetados. Todo eso se cobra, pero calcularlo exige cruzar hojas y albaranes. Lo que no se registra en el momento no se factura.
Clientes que piden su inventario por email
Cada cliente quiere saber qué le queda antes de vender. La respuesta es un Excel exportado a mano que ya está desfasado cuando lo abre.
Preparaciones urgentes que desordenan el día
Un cliente con tienda online manda de golpe cincuenta pedidos pequeños para salir hoy. Sin una lista de preparación clara, se mezclan con las salidas de palé completo y la carga del camión se retrasa.
Qué construiríamos
Stock separado por propietario
Cada referencia, lote y palé pertenece a un cliente. Las búsquedas, los recuentos y las salidas se filtran por propietario, aunque compartan pasillo.
Avisos de entrada del cliente
El cliente anuncia lo que va a llegar desde su acceso o con un fichero. En el muelle se recibe contra ese aviso y las diferencias quedan registradas con foto.
Etiqueta de palé al recibir
Cada palé recibe una etiqueta con código propio al descargar. A partir de ahí, se ubica y se mueve escaneando esa etiqueta, no leyendo cajas.
Ubicación por hueco y por tipo de posición
Estantería convencional, suelo, zona de picking o cámara. El sistema propone dónde dejar cada palé según su tamaño y su propietario.
Preparación de pedidos pequeños y de palés completos
Dos flujos distintos: salidas de palé entero y preparación de cajas o unidades para pedidos de tienda online, con verificación por escáner.
Registro de servicios facturables
Cada entrada, salida, preparación, reetiquetado o retractilado queda anotado con cliente y fecha. Las posiciones ocupadas se guardan cada día.
Informe de facturación por cliente
A fin de mes, un informe por cliente con palés-día y servicios según su tarifa, listo para pasar a tu programa de facturación.
Acceso del cliente a su stock
Cada cliente ve su inventario, sus entradas y sus salidas en tiempo real, y descarga los documentos de cada movimiento.
Salidas que se convierten en expediciones
Cuando la salida la transportas tú, el pedido preparado pasa a tu planificación de rutas sin volver a teclear destino ni bultos.
Con qué se conecta
Lo que ya usas se queda. La herramienta nueva se conecta a ello.
- Tu programa de gestión de tráfico o TMS
- A3, Sage, Holded u Odoo para facturar almacenaje y servicios
- Shopify, WooCommerce o el ERP de tus clientes para recibir sus pedidos
- Lectores de código de barras y móviles Android con escáner
- Impresoras de etiquetas de palé y de bulto
- Excel para los avisos de entrada de clientes sin conexión
Guardar mercancía que no es tuya cambia las reglas
Un almacén propio tiene un solo dueño del stock y una sola forma de ganar dinero: vender lo que hay. En un operador logístico pasa lo contrario. El stock es de tus clientes, tú cobras por guardarlo y moverlo, y cada error es un problema con alguien que puede llevarse su mercancía a otra nave.
Eso tiene tres consecuencias prácticas que un programa de almacén pensado para una distribuidora no suele cubrir:
| Almacén propio | Almacén de terceros |
|---|---|
| El stock es tuyo y lo vendes | El stock es del cliente y te lo reclama |
| Te importa lo que queda | Te importa lo que queda y lo que ha ocupado cada día |
| Una salida es una venta | Una salida es un servicio que se factura |
| Nadie de fuera consulta tu inventario | Cada cliente quiere ver el suyo |
Si reconoces tu nave en la columna de la derecha, la página general de gestión de almacén te sirve de base, pero lo que marca la diferencia es lo que ves aquí abajo.
Lo que se trabaja y no se cobra
El almacenaje de terceros tiene un agujero típico: servicios que se hacen y no se registran. Un reetiquetado urgente, un palé que se retractila de nuevo, una preparación fuera de horario. Si nadie lo anota en el momento, a fin de mes no aparece en la factura.
El segundo agujero es el recuento de posiciones. Si cuentas los palés de cada cliente el último día del mes, el que vació la mitad el día 28 paga menos de lo que ocupó. Guardar la foto de cada noche resuelve la discusión con datos.
Cuándo el stock de un cliente no cuadra
Cuando un cliente dice que le faltan cajas, tu defensa es el historial: qué llegó según su aviso, qué se recibió, dónde se ubicó y qué salió con qué albarán. Si hoy eso depende de papeles sueltos, estás en el terreno de el stock que nunca cuadra, con el agravante de que la diferencia no es tuya, es de tu cliente. Y si la hoja que lo sostiene todo la lleva una sola persona, mira también qué hacer cuando todo depende de un Excel.
Almacén y transporte sobre los mismos datos
Si además transportas las salidas, lo lógico es que el pedido preparado pase a tu planificación sin teclear nada y que el cliente vea en el mismo sitio su stock y el estado del envío. Ese es el punto en que el almacén se conecta con la app de rutas y reparto y con el portal de solicitudes para tus clientes. No hace falta construirlo todo a la vez; conviene diseñarlo para que encaje.
Si se te acumula el trabajo en ciertas épocas, la guía sobre cómo preparar la temporada alta te ayuda a decidir qué automatizar primero. El resto de opciones del sector están en software para logística y transporte.
Plazo y siguiente paso
El proyecto lleva 8–14 semanas de trabajo, y la puesta en marcha se hace cliente a cliente para que la nave no se detenga. Si quieres verlo aplicado a tu operación, pide tu presupuesto: cuéntanos cuántos clientes guardas, qué servicios les facturas y con qué programas trabajas, y te respondemos con una propuesta hecha a mano.
Un ejemplo
Ejemplo ilustrativo
Transportista que alquila espacio en su nave
Ejemplo ilustrativo. Un transportista con una nave de 2.000 metros empezó guardando mercancía de dos clientes y hoy tiene diez. Cada cliente se lleva en una pestaña de Excel y el almacenaje se factura con una estimación. Con un almacén a medida, cada palé se etiqueta al entrar, el sistema guarda las posiciones ocupadas cada noche y a fin de mes el informe de facturación sale por cliente. Tres clientes con tienda online mandan sus pedidos directamente y la preparación se hace con el móvil.
Cuándo NO necesitas software a medida
No siempre hace falta construir. Si alguno de estos casos es el tuyo, ahórrate el proyecto.
Un SGA estándar para operadores logísticos
Hay programas de gestión de almacén pensados para varios propietarios, con facturación de almacenaje incluida. Si tus servicios son los habituales y no necesitas conectarlos con tu transporte de forma especial, sale más barato y se implanta antes.
Odoo con inventario y propietarios
Si ya usas Odoo, su inventario permite indicar el propietario del stock y trabajar por ubicaciones. Encaja cuando tienes pocos clientes de almacén y la facturación del almacenaje es sencilla.
Una hoja por cliente, bien llevada
Con dos o tres clientes, pocas referencias y movimientos diarios contados, una hoja por cliente con entradas, salidas y posiciones, revisada cada semana, aguanta mientras el almacén sea una parte pequeña del negocio.
Preguntas frecuentes
Cuántos clientes de almacén tienes y cómo son sus tarifas, si preparas pedidos pequeños además de palés completos y qué conexiones hacen falta con tu transporte o tu facturación. Con eso, y después de hablarlo contigo, preparamos el presupuesto a mano.
Sí. Cada cliente tiene sus precios por palé-día, por movimiento y por servicio. El sistema los aplica a lo que ha registrado durante el mes y tú revisas el resultado antes de facturar.
Lo habitual es guardar cada noche cuántas posiciones tiene ocupadas cada cliente. Así, la factura refleja el mes real y no una foto del último día. Si cobras por metro o por volumen, se adapta a esa regla.
Sí, si su tienda o su programa lo permiten. Los pedidos entran solos en tu lista de preparación con los datos del destinatario. Para los que no pueden conectarse, se aceptan por fichero o se graban desde su acceso.
El desarrollo lleva 8–14 semanas. Después se etiquetan los palés que ya tienes en la nave, cliente a cliente, para no parar el almacén.
Cuéntanos qué necesitas
Lo estudiamos contigo y te preparamos un presupuesto a medida, sin compromiso.
Pide tu presupuestoSigue leyendo
Actualizado en septiembre de 2026