Asistente de IA entrenado con tus documentos
¿Puedo tener un asistente de IA que responda con mis documentos?
Sí. Un asistente de IA que responde usando tus manuales, procedimientos, tarifas o temario está funcionando en 3–6 semanas. Puede equivocarse, así que se configura para contestar solo con tus documentos, decir cuándo no sabe algo y dejar a una persona la última palabra en lo importante.
Soy el dueño de una distribuidora de 30 personas y todo el mundo me pregunta a mí cómo se hace cada cosa: qué tarifa aplicar, cómo se tramita una devolución, qué cliente tiene condiciones especiales. ¿Un asistente de IA me quitaría eso de encima?
Te quitaría una parte, pero solo si lo que sabes está escrito en algún sitio. El asistente responde con los documentos que le das: si las condiciones de cada cliente solo están en tu cabeza, primero hay que ponerlas por escrito. Con eso hecho, un asistente interno que responde a tu equipo está listo en 3–6 semanas. Las decisiones de verdad (una excepción, un descuento fuera de tarifa) deberían seguir pasando por ti o por quien tú digas.
¿Puedo usar ChatGPT subiéndole mis PDF en vez de pagar por un asistente a medida?
Para uso personal o de un equipo pequeño, muchas veces sí: las versiones de empresa de ChatGPT, Microsoft Copilot o NotebookLM de Google permiten trabajar con tus documentos y cuestan una cuota por usuario. Compensa uno a medida cuando lo van a usar tus clientes o alumnos, cuando tiene que conectarse con tus programas (precios, stock, pedidos) o cuando necesitas controlar exactamente qué documentos usa y qué puede responder.
Los problemas que resuelve
Siempre te preguntan a ti
Cómo se hace un pedido especial, qué pone el protocolo de limpieza, qué descuento tiene un cliente. La respuesta está en algún documento, pero es más rápido preguntarte. Resultado: no puedes desconectar y el equipo se para cuando no estás.
Clientes o alumnos que preguntan lo mismo
Las mismas veinte preguntas por WhatsApp, por email o en el campus, muchas veces fuera de horario. Responderlas bien lleva tiempo y responderlas tarde genera quejas.
Presupuestos que tardan días
Para preparar un presupuesto hay que buscar tarifas, condiciones y textos en varios archivos, y solo dos personas saben hacerlo bien. Mientras tanto, el cliente pide precio a otro.
Documentación que nadie encuentra
Manuales, fichas técnicas, procedimientos y actas en carpetas compartidas con nombres como definitivo_v3. Existe la respuesta, pero nadie sabe en qué archivo.
¿Te suena alguno de estos?
Páginas sobre el problema, con su coste y las opciones que no pasan por construir nada.
Qué incluye normalmente
Responde solo con tus documentos
Se le dan tus manuales, procedimientos, tarifas o temario y se configura para responder a partir de ellos, no con lo que haya en internet.
Dice de dónde sale cada respuesta
Cada respuesta indica el documento o la sección de la que sale, para que quien pregunta pueda comprobarla en un clic.
Reconoce cuándo no lo sabe
Si la respuesta no está en tus documentos, lo dice y ofrece pasar la pregunta a una persona, en lugar de inventar algo que suene bien.
Revisión humana en lo importante
Para respuestas con consecuencias (un precio, una condición de contrato, un presupuesto) el asistente prepara un borrador y una persona lo revisa antes de enviarlo.
Accesos por perfil
El equipo de almacén no ve lo mismo que el de administración, y un alumno solo ve el material de su curso. Cada perfil consulta solo lo que le toca.
Se actualiza cuando cambian tus documentos
Subes la nueva tarifa o el procedimiento corregido y el asistente responde con la versión nueva. No hay que volver a construir nada.
Donde ya trabajas
Dentro de tu plataforma de formación, en tu web, en una pantalla interna o conectado a tus programas, según quién lo vaya a usar.
Registro de preguntas
Ves qué se pregunta, qué no supo contestar y qué respuestas se corrigieron. Esa lista te dice qué documentos faltan o están mal explicados.
Con qué se conecta
Lo que ya usas se queda. La herramienta nueva se conecta a ello.
- Documentos en PDF, Word y Excel
- Google Drive, SharePoint o carpetas compartidas
- Tu plataforma de formación o área de alumnos
- Tu web
- Tu programa de gestión o ERP (Holded, Odoo, A3, Sage) para consultar datos
- Modelos de IA de proveedores como OpenAI, Anthropic o Google
Qué es y qué no es
Un asistente de IA con tus documentos es un programa al que tu equipo, tus clientes o tus alumnos le hacen preguntas en lenguaje normal ("¿qué hago si un cliente devuelve un palé dañado?") y que contesta buscando en los documentos que tú le has dado. No sabe nada de tu empresa por sí mismo: sabe lo que está escrito en tus manuales, tarifas, procedimientos o temario.
No es un empleado nuevo ni sustituye a nadie. Es una forma de que lo que ya está escrito se encuentre en segundos, en lugar de que alguien tenga que preguntarte a ti o abrir diez carpetas.
Los límites, sin rodeos
Antes de decidir nada conviene tener claro lo que un asistente de IA no hace bien:
- Se puede equivocar. Los modelos de IA a veces dan una respuesta que suena convincente y es incorrecta. Por eso lo configuramos para responder solo con tus documentos, citar de dónde sale cada respuesta y decir "no lo sé" cuando la información no está.
- No sabe lo que no está escrito. Si el criterio para aplicar un descuento solo existe en tu cabeza, el asistente no lo puede adivinar. Muchas veces el primer trabajo es poner por escrito cómo se hacen las cosas.
- Tus documentos tienen que estar bien. Si hay tres versiones de la tarifa y dos se contradicen, el asistente también se liará. Ordenar los documentos es parte del proyecto.
- Lo importante lo revisa una persona. Un presupuesto, una condición de contrato o cualquier cosa con dinero o salud de por medio debe pasar por alguien antes de salir.
Si después de leer esto sigue teniendo sentido para ti, es buena señal.
Tres usos que vemos a menudo
Para tu equipo. Si todo el mundo te pregunta a ti y no puedes irte de vacaciones, un asistente interno con los procedimientos de la empresa responde las dudas del día a día. Lo explicamos en siempre me preguntan a mí. Muchas veces la parte difícil no es la IA, sino delegar y documentar: ordena primero quién decide qué y deja por escrito cómo se hacen las cosas.
Para tus clientes o alumnos. Las preguntas repetidas se contestan a cualquier hora con tu material y no con respuestas genéricas de internet. Es el caso de la formadora de salones que mencionamos abajo, y lo tienes con más detalle en mis alumnos me hacen siempre las mismas preguntas. Si además necesitas un sitio donde tus alumnos sigan el curso, mira la plataforma de formación.
Para preparar documentos. Presupuestos, propuestas o respuestas a clientes que siguen siempre el mismo patrón con datos distintos. Para una empresa de formación y viajes de 180 personas construimos un sistema de generación de presupuestos. Si en tu empresa un presupuesto tarda días, lee tardamos días en preparar un presupuesto.
De qué depende el presupuesto
Cada asistente se presupuesta según lo que tenga que hacer. El más sencillo es uno interno sobre un conjunto de documentos cerrado. Los más completos incluyen accesos por perfil, uso por clientes o alumnos, conexión con tus programas para consultar datos reales (precios, stock, estado de un pedido) y flujos de revisión humana.
El consumo del modelo de IA se paga al proveedor según cuántas preguntas se hagan. Antes de empezar te explicamos cuánto uso esperamos, para que no haya sorpresas.
Si ya vas a hacer otra aplicación con nosotros (una plataforma de formación, una app de pedidos), añadir un asistente de IA sobre ella es más sencillo, porque parte del trabajo ya está hecho.
Cómo se hace
- Reunimos los documentos y vemos qué falta, qué está repetido y qué se contradice.
- Definimos quién lo usa y qué puede ver cada perfil.
- Lo construimos y lo probamos con preguntas reales de tu equipo o de tus clientes, incluidas las que debería contestar con "no lo sé".
- Lo ponemos en marcha con revisión: las primeras semanas alguien revisa las respuestas y corregimos lo que haga falta.
Todo en 3–6 semanas. Después seguimos a tu lado: revisamos cómo responde, añadimos documentos nuevos y ajustamos lo que haga falta.
Pide tu presupuesto
Cuéntanos con tus palabras qué preguntas se repiten y dónde están las respuestas, y te preparamos un presupuesto a medida. Si no tienes claro si lo que necesitas es IA, una FAQ bien escrita o poner orden en los procesos, cuéntanoslo y te lo decimos.
Un ejemplo
Proyecto real
Asistente de IA con el material de una formadora de salones
Para una formadora que enseña a profesionales de salones de belleza construimos un asistente de IA entrenado con el material de su curso, dentro de la plataforma donde sus alumnas siguen las clases y ella ve su progreso. Las alumnas le preguntan las dudas del temario a cualquier hora.
Por sector
La misma solución cambia mucho según el sector.
Cuándo NO necesitas software a medida
No siempre hace falta construir. Si alguno de estos casos es el tuyo, ahórrate el proyecto.
ChatGPT, Claude o Gemini en su versión de empresa
Si quieres que tu equipo consulte documentos, resuma textos o redacte borradores, las versiones de empresa de estos asistentes permiten subir archivos y crear asistentes sencillos. Pagas una cuota por usuario y lo tienes hoy.
Microsoft Copilot o NotebookLM
Si tus documentos ya viven en Microsoft 365 o en Google Drive y el asistente es para uso interno, estas herramientas trabajan sobre tus archivos sin desarrollo. Encajan cuando no hace falta conectarlo con otros programas ni dárselo a clientes.
Una buena página de preguntas frecuentes
Si tus clientes preguntan siempre las mismas diez cosas, a veces basta con escribir bien las respuestas y enviar el enlace. No cuesta nada y no se equivoca.
Preguntas frecuentes
Se presupuesta según tu caso: cuántos documentos hay, quién lo usa (tu equipo, tus clientes o tus alumnos) y si tiene que conectarse con tus programas. El consumo del modelo de IA depende de cuántas preguntas se hagan, y te lo explicamos en el presupuesto.
Sí, y conviene saberlo desde el principio. Lo limitamos haciendo que responda solo con tus documentos, que cite de dónde saca cada respuesta y que diga cuándo no lo sabe. Aun así, en lo que tiene consecuencias (precios, condiciones, salud, dinero) una persona debe revisar antes de dar la respuesta por buena.
Los grandes proveedores de IA tienen modalidades para empresas en las que, según sus condiciones, los datos no se usan para entrenar sus modelos. Conviene usar una de esas y saber qué proveedor se usa y dónde se procesan los datos; te lo explicamos antes de empezar. Si vas a meter datos personales de clientes o empleados, conviene revisarlo con quien te lleve la protección de datos antes de empezar.
Un asistente que responde con tus documentos es un uso habitual de la IA, pero cada caso es distinto: no es lo mismo responder dudas de un temario que ayudar a decidir sobre personas. Conviene revisarlo antes de ponerlo en marcha, y te contamos lo que sabemos en la primera llamada.
Entre 3–6 semanas. Lo que más tiempo lleva suele ser reunir y ordenar los documentos, no programar. Si los tienes al día, va rápido.
Cuéntanos qué necesitas
Lo estudiamos contigo y te preparamos un presupuesto a medida, sin compromiso.
Pide tu presupuestoActualizado en septiembre de 2026