Importadores
Software a medida para importadores: qué tiene sentido construir y por dónde empezar
Un importador gana o pierde dinero en dos sitios: en saber lo que le cuesta de verdad cada producto puesto en su almacén y en venderlo al precio correcto a cada cliente. Una gestión de almacén a medida con contenedores, lotes y coste de llegada tarda 8–14 semanas en construirse; la app de pedidos para tus clientes y un asistente con IA se añaden después.
Importo menaje y pequeño electrodoméstico de Asia, traigo unos veinte contenedores al año, somos 22 personas y vendemos a tiendas y a distribuidores con tarifas distintas. El precio de venta lo calculamos en un Excel con el flete, los aranceles y el cambio del dólar. ¿Tiene sentido un programa a medida?
Si ese Excel es el que decide tus márgenes y solo lo entiende una persona, sí merece la pena mirarlo. Una gestión de almacén a medida puede recibir cada contenedor con sus lotes, repartir flete, aranceles y gastos de despacho entre las referencias y guardar el coste real de cada partida. Con eso, la tarifa de cada cliente se calcula sobre el coste de verdad y no sobre el de la última hoja que alguien actualizó. Si además quieres que tus clientes pidan online con su tarifa, la app de pedidos se suma después sobre esos mismos datos.
Los problemas de siempre en importadores
No sabes con precisión qué mercancía viene en camino
Los pedidos al proveedor, los contenedores en tránsito y las fechas estimadas de llegada viven en correos del transitario y en un Excel. Los comerciales no pueden prometer fechas y los clientes compran a otro.
El coste de importación no llega al precio
Flete, seguro, aranceles, despacho y tipo de cambio cambian en cada contenedor. Si el precio de venta se calcula con un coste medio antiguo, algunas referencias se venden con menos margen del que crees, o sin margen.
Lotes y partidas que se mezclan en el almacén
El mismo producto llega en contenedores distintos, con costes distintos y, a veces, con diferencias de calidad o de embalaje. Si no se distinguen, una reclamación es imposible de rastrear hasta su origen.
Tarifas distintas para cada tipo de cliente
Tiendas, distribuidores, cadenas y venta online, cada uno con su descuento, su pedido mínimo y sus portes. Mantenerlo todo en hojas separadas acaba en precios equivocados en la factura.
Reservas de mercancía que llega dentro de un mes
Los buenos clientes quieren reservar parte del próximo contenedor. Si esas reservas se apuntan en una libreta o en correos, al llegar la mercancía hay más compromisos que unidades.
Las mismas preguntas de los clientes, todos los días
Si hay stock, cuándo llega el siguiente, qué medidas tiene, qué certificado trae. El equipo comercial pasa buena parte del día respondiendo lo que ya está en fichas y listados.
Qué podemos construir para importadores
Solo las herramientas que tienen sentido en este sector.
Con qué se conecta
Lo que ya usas se queda. La herramienta nueva se conecta a ello.
- Holded
- A3
- Sage
- Odoo
- Excel y Google Sheets de costes, tarifas y previsiones
- Lectores de código de barras en recepción
- Tienda online en Shopify o WooCommerce
- Email para recibir documentación del transitario
Un importador vende hoy lo que pagó hace tres meses
Esa es la particularidad del sector. Cuando pides al proveedor, fijas un precio en otra moneda. Cuando llega el contenedor, has pagado flete, seguro, aranceles y despacho, y el tipo de cambio se ha movido. Y cuando vendes, lo haces a clientes con condiciones distintas, a veces antes de que la mercancía haya llegado.
Si cada uno de esos momentos está en un sitio distinto (el correo del proveedor, los documentos del transitario, el Excel de costes, el programa de facturación), el margen real de cada venta es una estimación. Y el stock disponible también.
Tres piezas que tienen sentido para un importador
La base: gestión de almacén con contenedores y costes. Registra los pedidos a proveedor, los contenedores en tránsito, la recepción por lotes y el reparto de los gastos de llegada entre las referencias. Es la pieza que te da el coste real y el stock fiable, y se construye en 8–14 semanas. Más detalle en gestión de almacén para importadores.
Encima: la app de pedidos para clientes y comerciales. Cada cliente ve su tarifa, el stock disponible y lo que llega en camino, y puede reservar. Los comerciales la usan en la visita. Plazo habitual: 6–12 semanas. Ver app de pedidos B2B para importadores.
Para aliviar al equipo comercial: un asistente con IA. Responde a clientes sobre disponibilidad, fechas de llegada, fichas técnicas o certificados, usando tus propios datos. Está listo en 3–6 semanas. Ver asistente IA para importadores.
Lo sensato es construir primero la base y añadir las otras dos cuando el coste y el stock ya sean fiables.
El margen, contenedor a contenedor
Por eso el cálculo del coste de llegada es el corazón de cualquier software para un importador. No hace falta que sea sofisticado; hace falta que se aplique siempre igual y que el precio de venta lo use. Si hoy no sabes qué clientes o productos te dan margen, casi siempre el origen está aquí.
Qué revisar antes de decidir
- Si todo depende de un Excel que solo entiende una persona, el primer paso es sacar esa lógica a un sistema, sea estándar o a medida.
- Si tus clientes preguntan cada día por lo mismo, el asistente con IA se pone en marcha pronto y descarga al equipo rápido.
- Si vendes a otras empresas, la factura electrónica obligatoria te obligará en cualquier caso a tener la información de venta ordenada.
Para ver qué te conviene primero, empieza por el diagnóstico. Cuando quieras una propuesta, pide tu presupuesto y cuéntanos cómo calculáis hoy el coste de cada contenedor; te la preparamos a mano.
Un ejemplo
Ejemplo ilustrativo
Importador de productos de ferretería con venta a tiendas
Ejemplo ilustrativo. Un importador de 25 personas trae contenedores desde varios proveedores y vende a ferreterías y distribuidores. Su precio de venta sale de un Excel que mantiene el gerente. Empieza con una gestión de almacén que registra cada contenedor, reparte los gastos de llegada entre las referencias y guarda el coste por partida. Después, los comerciales y los clientes pasan a pedir en una app que muestra el stock disponible, lo que llega en el próximo contenedor y la tarifa de cada cliente.
Cuándo NO necesitas software a medida
No siempre hace falta construir. Si alguno de estos casos es el tuyo, ahórrate el proyecto.
Odoo con compras, inventario y costes en destino
Si tus importaciones son regulares y tu forma de repartir los gastos encaja con la de Odoo, su módulo de costes en destino y sus listas de precios cubren buena parte del problema. Cuenta con una implantación seria.
A3, Sage u Holded con una hoja de escandallo de importación bien hecha
Si traes pocos contenedores al año y tienes pocas tarifas, una buena plantilla de cálculo del coste de llegada, revisada en cada contenedor, puede ser suficiente mientras el volumen es bajo.
Preguntas frecuentes
Uno que siga la mercancía desde el pedido al proveedor hasta la venta: contenedores en tránsito, recepción por lotes, coste real de cada partida y tarifas por cliente calculadas sobre ese coste. Muchos importadores lo tienen repartido entre su programa de facturación y varios Excel.
Según tu caso y por piezas: almacén con contenedores y costes, app de pedidos para clientes y comerciales o asistente con IA. Influyen tus reglas de reparto de gastos, las tarifas y las conexiones con tu programa. Cada proyecto incluye diseño, desarrollo, pruebas y formación, y el presupuesto lo preparamos a mano cuando nos lo cuentas.
Sí, y conviene hacerlo con la regla que ya usas (por valor, por peso, por volumen o combinada). El sistema la aplica igual en cada contenedor y guarda el resultado, para que el coste de cada partida quede registrado y no dependa de rehacer la hoja.
Sí. La app de pedidos puede mostrar el stock disponible y las unidades en tránsito con su fecha estimada, y permitir reservas contra esa llegada. Así no se promete más de lo que viene.
Si vendes a otras empresas, sí. El Real Decreto 238/2026, aprobado el 25 de marzo de 2026, se aplicará a los 12 meses de una orden ministerial pendiente si facturas más de 8 millones de euros, y a los 24 meses si facturas menos.
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