Administración y datos
No sé qué clientes o productos me dan margen: cómo descubrir dónde ganas dinero y dónde lo pierdes
Pasa porque tu programa de facturación te dice cuánto vendes, pero no cuánto te cuesta servir a cada cliente: descuentos, portes, devoluciones, pedidos pequeños o tiempo comercial quedan fuera del cálculo. Se arregla de tres maneras: un análisis trimestral en Excel con los costes que sí conoces, los informes de rentabilidad de tu programa o una herramienta como Power BI, o un cuadro de mando a medida, que suele estar listo en 6–12 semanas.
Facturo unos 3 millones al año con una distribuidora de alimentación y tengo la sensación de que algunos clientes grandes me cuestan dinero por los descuentos, los portes y las devoluciones, pero el programa solo me dice cuánto les vendo. ¿Cómo lo averiguo?
Coge tus veinte clientes principales y, para cada uno, apunta lo facturado en un año, el coste de lo que les vendiste, los descuentos y rappels, el número de entregas y las devoluciones. Pon un coste aproximado por entrega y por devolución. Con eso tendrás un margen neto por cliente bastante fiable en una tarde. Si el resultado te sorprende y quieres verlo cada mes sin repetir el trabajo, es el momento de un cuadro de mando que lo calcule solo.
¿Qué diferencia hay entre margen bruto y el margen real de un cliente?
El margen bruto es lo que vendes menos lo que te cuesta el producto. El real resta además lo que te cuesta servir a ese cliente: descuentos, transporte, devoluciones, tiempo de gestión y plazos de cobro. Dos clientes con el mismo margen bruto pueden dejarte resultados muy distintos.
¿Te pasa esto?
- Sabes cuánto facturas a cada cliente, pero no cuánto ganas con cada uno.
- Hay clientes a los que haces descuentos especiales y nadie recuerda por qué ni si compensan.
- Tienes referencias que se venden poco, ocupan sitio en el almacén y no sabes si merecen la pena.
- Subes precios a todos por igual porque no sabes dónde está el problema.
- El año cierra con más ventas que el anterior y, aun así, con menos beneficio.
- Los comerciales cobran comisión por facturación, sin mirar el margen de lo que venden.
Lo que te cuesta
Si no sabes qué te deja dinero, sigues atendiendo igual a clientes que te hacen perder y dejas de empujar los productos más rentables. El coste no aparece en ninguna línea, pero está en el beneficio que no llega a pesar de vender más.
Un cálculo sencillo
Un cliente de 60.000 € al año con un 18 % de margen bruto deja 10.800 €; si pide 150 veces al año con 40 € de coste por entrega (6.000 €) y un 2 % de descuento extra (1.200 €), su margen real baja a 3.600 €, un 6 %.
Calcula el tuyo con la calculadora de horas perdidasLas opciones, con honestidad
Tres caminos. El software a medida es solo uno de ellos, y no siempre el bueno.
Opción 1
Ordenar el proceso, sin software
Una vez por trimestre, calcular a mano el margen real de tus veinte clientes y tus veinte productos principales: ventas, coste, descuentos, entregas y devoluciones. Poner un pedido mínimo o un coste de porte a los clientes que salen mal y revisar las comisiones. Es trabajo de una o dos tardes y suele dar sorpresas.
Opción 2
Una herramienta estándar
- Informes de rentabilidad de Holded u Odoo. Si el coste de tus productos está bien cargado en el programa, sus informes te dan el margen bruto por cliente y por producto. No incluyen el coste de reparto, devoluciones o tiempo comercial.
- Power BI o Looker Studio. Permiten cruzar ventas, costes, rutas y devoluciones de varias fuentes en un mismo panel. Encajan si alguien del equipo sabe modelar los datos y mantener las conexiones.
- Excel con tablas dinámicas. Exportando ventas y costes, una tabla dinámica bien hecha responde a las preguntas básicas. Sirve para hacerlo cada trimestre, no para verlo cada semana.
Opción 3
Una herramienta a medida
Un cuadro de mando a medida que junta tu facturación, tus costes de compra, el reparto y las devoluciones, aplica tus reglas de reparto de costes y te enseña el margen real por cliente, producto, comercial o zona, actualizado cada día. Compensa cuando tienes muchos clientes y referencias, costes de servicio muy distintos entre clientes o datos repartidos en varios programas.
Vender más no siempre es ganar más
La mayoría de los programas de gestión están hechos para facturar, no para decirte dónde ganas dinero. Te enseñan las ventas por cliente con todo detalle, y como es la cifra que tienes a mano, acaba siendo la que usas para decidir. El problema es que el coste de servir a cada cliente es muy distinto: uno pide una vez al mes un palé entero y paga a 30 días; otro pide cada día cuatro cajas, devuelve a menudo y paga a 90.
Hasta que no pones esos costes al lado de las ventas, los dos parecen iguales de buenos.
Tu primer análisis, en una tarde
- Elige veinte clientes que sumen buena parte de tu facturación.
- Saca de tu programa ventas, coste de lo vendido y descuentos de los últimos doce meses.
- Añade el coste de servir: número de entregas por un coste medio por entrega, devoluciones y, si lo sabes, el plazo de cobro.
- Ordena por margen real, no por facturación, y mira los cinco de abajo.
Repite lo mismo con tus productos: coste, precio medio real después de descuentos y rotación. Las referencias que se venden poco y dejan poco margen son candidatas a salir del catálogo.
Si tus costes de producto no son fiables porque fabricas tú y no sabes cuánto te cuesta cada unidad, empieza por ahí: lo tienes en no sabemos cuánto nos cuesta fabricar cada producto.
Cuándo pasar del Excel al cuadro de mando
El análisis a mano tiene un límite: es una foto. Cuando los datos están repartidos entre la facturación, el reparto y el almacén, rehacerlo cada trimestre lleva días, y si además esos datos se teclean dos veces, mira primero metemos los mismos datos en tres programas. Un cuadro de mando conectado a tus programas te enseña el margen real cada semana y te avisa cuando un cliente se tuerce. Si quieres valorarlo, pide tu presupuesto describiendo qué programas usas y qué te gustaría ver cada semana; lo estudiamos y te preparamos una propuesta a tu medida.
Antes de decidir
Si tus cifras llegan tarde porque el cierre de mes se eterniza, resuelve eso primero con el cierre de mes en una semana. Y si no tienes claro si te falta información, proceso o herramienta, el diagnóstico gratuito te lo ordena en unos minutos.
Cómo sería una herramienta a medida para esto
Plazo habitual de desarrollo: 6–12 semanas.
Margen real por cliente
Ventas menos coste de producto, descuentos, entregas y devoluciones, con el detalle de qué se come el margen en cada caso.
Rentabilidad por producto y familia
Ves qué referencias te dejan dinero y cuáles solo ocupan sitio, con su rotación al lado.
Coste de servir con tus reglas
Tú decides cómo se reparte el coste de una entrega o de una devolución, y el sistema lo aplica siempre igual.
Vista por comercial y por zona
Puedes revisar comisiones y rutas mirando el margen que generan, no solo la facturación.
Avisos cuando algo cambia
Si un cliente o un producto cae por debajo del margen que fijes, lo ves en la semana, no a final de año.
Un ejemplo
Ejemplo ilustrativo
Una distribuidora de productos de limpieza con 400 clientes
El dueño cree que sus mejores clientes son los que más facturan. Al calcular un trimestre a mano descubre que dos cadenas con descuento especial y entregas diarias apenas dejan margen, mientras que los clientes pequeños que piden una vez por semana son los más rentables. Pone pedidos mínimos y renegocia un descuento. Como repetir el cálculo cada trimestre le lleva dos días, termina montando un cuadro de mando que lo actualiza a diario con los datos de facturación y reparto.
Preguntas frecuentes
Se presupuesta según tu caso: influye cuántas fuentes de datos hay que juntar y qué reglas de coste hay que aplicar. Cuéntanos cómo trabajas y te preparamos el presupuesto. Y si los informes de tu programa o un Power BI bien montado te bastan, te lo diremos.
No. Con el coste de compra de los productos y una estimación razonable del coste por entrega y por devolución ya tomas mejores decisiones que con la facturación sola. Se afina con el tiempo.
Casi nunca se trata de dejarlo, sino de cambiar las condiciones: pedido mínimo, menos entregas, porte a partir de cierto importe o revisar el descuento. Con los números delante, esa conversación es mucho más fácil.
Hacerlo a mano una vez por trimestre ya cambia decisiones. Verlo cada semana tiene sentido cuando tienes muchos clientes o precios que cambian a menudo.
Mide tu caso antes de decidir
12 preguntas que te dicen en qué áreas pierdes más tiempo y dinero.
Lo que suele resolverlo
Cuadro de mando.
Actualizado en septiembre de 2026