Importadores · Gestión de almacén
Software de gestión de almacén para importadores
Es un sistema que sigue tu mercancía desde el pedido al proveedor extranjero hasta la estantería: contenedores en tránsito, recepción contra la lista de carga, partidas con su coste de llegada y stock libre frente a stock reservado. Se construye en 8–14 semanas, conectado con el programa con el que ya facturas.
Somos un importador de textil para el hogar con una nave de 2.000 metros. Cuando llega un contenedor tardamos tres días en darlo de alta porque hay que cuadrar la packing list con lo que se descarga, y mientras tanto los comerciales venden de memoria. ¿Qué haría un programa de almacén a medida en ese caso?
Cargar la packing list del proveedor antes de que llegue el camión, para que la descarga sea escanear bultos contra una lista que ya está en el sistema. Las diferencias (cajas de menos, referencias cambiadas, bultos dañados) quedan anotadas en el momento y la mercancía correcta pasa a disponible el mismo día. Si tus contenedores llegan casi siempre completos y sin sorpresas, prueba antes con el inventario de Odoo o de Holded y un lector de códigos.
Los problemas que vemos hoy en importadores
Tres días para dar de alta un contenedor
La descarga se hace con la packing list impresa y un bolígrafo. Luego alguien de oficina pasa las cantidades a mano, compara con la factura del proveedor y busca las diferencias. Hasta que termina, esa mercancía no existe para ventas.
Mercancía en el mar que nadie ve
Lo que viene en camino está en correos del transitario y en la cabeza del jefe de compras. El comercial no sabe si prometer para dentro de dos semanas o de dos meses, y el cliente acaba comprando a quien le da una fecha.
El mismo artículo con dos costes en la misma estantería
Las cajas de la partida de marzo y las de junio se apilan juntas. Cada una costó distinto puesta en almacén, pero el programa solo guarda un precio medio, y el margen real de cada venta se pierde.
Reservas apuntadas fuera del sistema
Un cliente grande se queda 300 unidades del próximo contenedor por teléfono. Otro comercial vende esas mismas unidades a otro cliente. Cuando descargas, sobran compromisos y faltan cajas.
Palés completos, cajas sueltas y unidades
Compras por contenedor, almacenas por palé, vendes por caja a las tiendas y por unidad al canal online. Si el programa solo entiende una unidad de medida, cada conversión es una ocasión para equivocarse.
Qué construiríamos
Pedidos a proveedor con fecha estimada de llegada
Cada pedido de compra se liga a su contenedor, con naviera, puerto y fecha prevista. Cuando el transitario cambia la fecha, se actualiza en un sitio y lo ven compras, ventas y almacén.
Recepción contra la packing list
La lista de carga del proveedor se importa desde Excel antes de la descarga. En el muelle se escanea cada bulto y el móvil marca lo que cuadra, lo que falta y lo que llega de más.
Partidas con coste de llegada propio
Cada contenedor genera partidas de stock con su coste unitario ya cargado de flete, seguro, aranceles y despacho, repartidos con la regla que tú elijas: valor, peso, volumen o una mezcla.
Stock libre, reservado y en tránsito
Tres cifras por referencia en la misma pantalla. Las reservas contra un contenedor que aún no ha llegado se descuentan de lo que viene, y nadie puede vender dos veces la misma caja.
Unidades de compra, almacén y venta
El sistema sabe cuántas cajas lleva un palé y cuántas unidades una caja, y convierte solo. Se compra en una unidad, se guarda en otra y se vende en la que pida cada cliente.
Ubicaciones por palé en la nave
Cada palé recibido tiene su hueco y su etiqueta. Al preparar un pedido, el preparador sabe de qué partida tiene que sacar y dónde está, sin depender del jefe de almacén.
Salida por partida más antigua
Las salidas proponen primero la partida más antigua o la que tú indiques. Si un cliente reclama, sabes de qué contenedor salió su mercancía y qué más se vendió de esa partida.
Incidencias de recepción documentadas
Bultos dañados, faltas o referencias cambiadas se registran con foto desde el móvil. La reclamación al proveedor o al seguro sale con pruebas, no con recuerdos.
Informe de mercancía parada
Qué partidas llevan meses sin moverse y cuánto dinero representan a coste de llegada. La base para decidir qué liquidar antes de que llegue el siguiente contenedor.
Con qué se conecta
Lo que ya usas se queda. La herramienta nueva se conecta a ello.
- Holded, A3, Sage u Odoo para albaranes y facturas
- Packing lists y facturas de proveedor en Excel o CSV
- Móviles Android con escáner o lectores de código de barras en el muelle
- Impresoras de etiquetas para palés y cajas
- Shopify o WooCommerce, si vendes también por unidad online
- Tu app de pedidos B2B, para que clientes y comerciales vean stock y llegadas
El almacén de un importador empieza en el puerto de origen
En una distribuidora el almacén empieza en el muelle. En un importador empieza semanas antes, cuando el proveedor confirma el embarque. Desde ese momento hay mercancía que ya es tuya, que ya has pagado en parte y que tus clientes quieren reservar, pero que todavía no puedes tocar. Un programa de almacén pensado para una tienda o para un fabricante no tiene dónde poner esa mercancía, y por eso acaba en una hoja de cálculo al lado.
La segunda diferencia es el coste. Cada contenedor llega con su flete, su tipo de cambio y sus aranceles, y el mismo artículo puede tener dos o tres costes distintos en la nave. Si en la página general de importadores explicamos por qué eso afecta al margen, aquí lo importante es cómo se traduce en el día a día del almacén: cada partida tiene que llevar su coste pegado desde que se descarga.
Cómo se ve una descarga con el sistema funcionando
Qué decidir antes de pedir presupuesto
- Cómo repartes los gastos de llegada hoy. Por valor, por peso, por volumen o combinando. Si cada persona lo hace distinto, lo primero es acordar una regla; el software solo la aplicará siempre igual.
- Cuánto pesan las reservas en tu negocio. Si tus mejores clientes compran sobre lo que viene en camino, el stock en tránsito es una pieza central y no un extra.
- En qué unidades compras, guardas y vendes. Anótalo por familia de producto. Es una de las causas más habituales de que el stock no cuadre.
- Quién mantiene hoy el Excel de costes. Si es una sola persona, ese conocimiento hay que sacarlo antes de construir nada; lo contamos en el Excel que solo entiende una persona.
Plazo y lo que puede venir después
Una gestión de almacén a medida para un importador tarda 8–14 semanas en construirse, y lo ideal es estrenarla con un contenedor tranquilo, fuera de la campaña fuerte. En la página de la solución tienes qué incluye en general cualquier proyecto de almacén.
Con el stock y el coste de cada partida ordenados, las siguientes piezas se construyen más rápido y con menos riesgo: una app para que tus clientes pidan con su tarifa viendo lo que llega, o un asistente de IA que responda por ti a la pregunta de cuándo llega el siguiente contenedor. Y si vendes a empresas, tener las ventas limpias te adelanta trabajo para la factura electrónica obligatoria.
Si quieres una propuesta con tus contenedores y tus reglas de reparto, pide tu presupuesto. Nos explicas cómo recibes hoy la mercancía y lo estudiamos con detalle antes de responderte.
Un ejemplo
Ejemplo ilustrativo
Importador de artículos de jardín con temporada marcada
Ejemplo ilustrativo. Un importador de 18 personas trae casi todo su género de jardín entre enero y abril, en ocho contenedores seguidos, para vender a garden centers y ferreterías en primavera. Antes, cada descarga bloqueaba a la oficina dos días y las reservas de los clientes grandes se llevaban en una hoja aparte. Con la gestión de almacén a medida, las packing lists se cargan al confirmarse el embarque, la descarga se hace escaneando y las reservas se hacen contra cada contenedor en tránsito. Cuando llega la temporada, el stock que ven los comerciales ya es el real.
Cuándo NO necesitas software a medida
No siempre hace falta construir. Si alguno de estos casos es el tuyo, ahórrate el proyecto.
Odoo Inventario con costes en destino
Si estás dispuesto a trabajar como propone Odoo, su inventario con costes en destino, lotes y ubicaciones cubre a muchos importadores. Pide que te enseñen una recepción completa de contenedor con tus datos antes de firmar la implantación.
Holded con una hoja de costes de llegada
Si traes pocos contenedores al año, de pocos proveedores, y casi no haces reservas sobre mercancía en camino, el inventario de Holded más una hoja que reparta los gastos de cada contenedor puede aguantar bastante tiempo.
Un operador logístico con su propio programa de almacén
Si no quieres nave propia, un operador que almacena y prepara por ti ya trae su sistema y te da acceso a tu stock. Tiene sentido cuando tu volumen no justifica gente y espacio propios.
Preguntas frecuentes
Las reservas sobre mercancía en tránsito, el reparto de gastos con varias reglas, las distintas unidades de medida y las conexiones con tu facturación o tu tienda online. Por eso cada proyecto se presupuesta a mano, después de escuchar cómo trabajas; nos lo cuentas y preparamos la propuesta.
Normalmente sí, aunque cada proveedor usa su formato. Se prepara una plantilla de importación por proveedor o una limpieza previa del Excel. Si tus proveedores cambian mucho el formato, conviene pedirles uno fijo; suele ser una petición fácil.
Las dos cosas. Al recibir el contenedor se usa un coste previsto con los gastos estimados, para poder vender ya. Cuando llegan las facturas reales de flete, aduana y despacho, se recalcula y queda el coste definitivo de cada partida.
No. El almacén se ocupa de compras, tránsito, recepción, ubicaciones y stock. Holded, A3, Sage u Odoo siguen haciendo albaranes y facturas, y ambos se sincronizan para que el stock sea el mismo.
La construcción dura 8–14 semanas. Si tienes temporada, lo sensato es arrancar con un contenedor de prueba fuera de temporada y no con el primero de la campaña fuerte.
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Actualizado en septiembre de 2026