Fichaje digital obligatorio: estado real y opciones

Lo que es obligatorio hoy y lo que todavía no

Hay dos cosas que se suelen mezclar:

• Registrar la jornada de cada trabajador. Es obligatorio desde 2019. Si no lo haces, no es un tema futuro: ya estás fuera de la norma.
• Hacerlo en formato digital con las condiciones de un nuevo real decreto. Ese decreto, a fecha de agosto de 2026, era un borrador que no se había publicado en el BOE, y se esperaba retomar su tramitación en septiembre.

Mientras no se publique, no sabemos con seguridad qué pedirá ni desde cuándo. Hay mucha publicidad de apps de fichaje que da por hecho el texto final; trátala con cautela. Cuando salga en el BOE, actualizaremos esta guía con lo que diga y con las fechas.

Primero, revisa lo que ya tienes

Antes de mirar programas, contesta tres preguntas sobre tu registro actual:

1. ¿Está completo? Todos los trabajadores, todos los días, con hora de entrada y de salida.
2. ¿Es fiable? Si alguien rellena la semana entera el viernes, el registro existe pero no refleja la realidad.
3. ¿Lo encuentras rápido? Si una inspección o un trabajador te pide las horas de hace seis meses, ¿las tienes en minutos o en una caja del almacén?

Si las tres respuestas son sí, estás cumpliendo la obligación de 2019 y puedes esperar a ver el decreto con tranquilidad. Si alguna es no, eso es lo primero que hay que arreglar, sea en papel o en digital.

Las opciones reales

Papel u hoja de cálculo bien llevados. Sirven para cumplir la obligación actual en un equipo pequeño y estable. El problema aparece al sumar horas para nóminas o al buscar un mes concreto: si esa suma depende de una persona y de su Excel, estás en el caso de un Excel que solo entiende una persona.

Una app de fichaje estándar. Es lo que necesita la gran mayoría de pymes. Hay muchas en el mercado (Factorial, Sesame o Woffu, por nombrar algunas conocidas) que permiten fichar desde el móvil o una tablet en la entrada, registran pausas y guardan el histórico. Se pagan con una suscripción por empleado y se ponen en marcha en días. Si solo necesitas saber quién entra y quién sale, no busques más.

Una herramienta propia. Solo tiene sentido cuando el fichaje es una pieza de algo más grande. Por ejemplo:

• En un obrador o una fábrica, cuando quieres saber cuántas horas de personal lleva cada lote o cada receta, y eso se cruza con tu control de producción.
• En hostelería con varios locales y turnos partidos, cuando el cuadrante, el fichaje y las horas extra viven en tres sitios distintos. Es el problema de los datos en tres programas.
• En logística, cuando las horas del conductor tienen que cuadrar con las rutas y las entregas del día.

En esos casos, lo que se hace a medida no es «una app de fichaje», es la herramienta de turnos, producción o reparto, y el fichaje va dentro.

Cómo decidir sin prisas

Mientras el decreto siga en borrador, un buen orden es este:

• Asegura que el registro de hoy está completo, sea como sea.
• Si todavía fichas en papel, prueba una app estándar con un equipo o un local durante un mes.
• Mide cuánto tiempo se va cada mes en sumar horas, preparar nóminas o cuadrar turnos. La calculadora de horas perdidas te da ese número en euros.
• Solo si ese número es alto y ninguna app lo resuelve, plantéate algo propio.

Y si el problema de fondo no es el programa sino cómo se organizan los turnos y quién decide qué, ningún programa lo arregla por sí solo. Antes de cambiar de herramienta, deja claro quién hace el cuadrante, con qué criterios y quién aprueba los cambios de última hora.