Stock y almacén
Nos quedamos sin material justo cuando más lo necesitamos: cómo reponer a tiempo sin llenar el almacén
Te quedas sin material porque se pide cuando alguien ve la estantería vacía, sin un mínimo fijado por referencia ni en cuenta cuánto tarda el proveedor. Se evita de tres maneras: mínimos y un día fijo de pedido, un programa estándar con avisos de reposición o un sistema de almacén propio que calcule qué pedir, con un desarrollo de 8–14 semanas.
Tengo un almacén de material de construcción y en temporada alta nos quedamos sin las referencias que más se venden, justo cuando los clientes más las piden. Mi encargado pide a ojo mirando las estanterías. ¿Cómo lo organizo para que no vuelva a pasar?
El problema no es tu encargado, es que pedir a ojo solo funciona cuando la venta es regular. Empieza por las 30 o 40 referencias que más facturan: para cada una, calcula cuánto vendes a la semana en temporada alta, cuántos días tarda el proveedor en servir y añade un colchón. Ese es su mínimo. Revisa esas referencias un día fijo a la semana y pide todo lo que esté por debajo. Si tu programa de gestión no te da el stock fiable o tienes cientos de referencias, necesitas que el sistema haga esa cuenta solo y te proponga el pedido.
¿Te pasa esto?
- Te enteras de que falta algo cuando un cliente lo pide o cuando el operario va a cogerlo.
- Los pedidos a proveedores se hacen a última hora y pagas portes urgentes.
- Hay referencias que nunca faltan porque tienes de sobra, y otras que faltan cada mes.
- Nadie sabe cuántos días tarda cada proveedor en servir.
- En temporada alta las roturas se multiplican y en temporada baja el almacén está lleno.
- El stock del programa dice que hay, pero en la estantería no hay nada.
Lo que te cuesta
Una rotura de stock cuesta la venta que no haces y, a veces, el cliente que se va a otro proveedor que sí tenía. En producción cuesta más: una línea parada o un pedido entregado tarde. Y el remedio habitual, pedir urgente, se paga en portes y en precios peores. Lo contrario, comprar de más por miedo, inmoviliza dinero y ocupa espacio.
Un cálculo sencillo
6 roturas al mes × 1.500 € de venta perdida o retrasada = 9.000 € al mes; si en la mitad hay que pedir con portes urgentes de 80 €, son 240 € más al mes.
Calcula el tuyo con la calculadora de horas perdidasLas opciones, con honestidad
Tres caminos. El software a medida es solo uno de ellos, y no siempre el bueno.
Opción 1
Ordenar el proceso, sin software
Un stock mínimo escrito para cada referencia importante, calculado con lo que vendes y lo que tarda el proveedor, un día fijo a la semana para revisar y pedir, y una persona responsable de hacerlo. Empieza por las referencias que más facturan; con eso se evita la mayoría de sustos.
Opción 2
Una herramienta estándar
- Holded (inventario con stock mínimo). Permite fijar mínimos y ver lo que está por debajo. Suficiente con un almacén, un catálogo manejable y una persona que revise el aviso con regularidad.
- Odoo Inventario con reglas de reabastecimiento. Propone pedidos de compra automáticamente según mínimos y máximos. Encaja si tu operativa cabe en su forma de trabajar y alguien mantiene bien los datos.
- La plantilla de Excel con aviso de reposición. Con pocas referencias y un solo almacén, una hoja que marca en rojo lo que baja del mínimo ya ordena el pedido semanal.
Opción 3
Una herramienta a medida
Un sistema de almacén propio que conoce tu stock real, calcula el mínimo de cada referencia según la venta de las últimas semanas y la temporada, tiene en cuenta los plazos de cada proveedor y te propone el pedido de compra listo para enviar. Compensa con muchas referencias, venta muy estacional, varios almacenes o cuando parar la producción sale caro.
Por qué siempre falta lo mismo
Las roturas de stock no son mala suerte. Casi siempre se deben a una de estas tres cosas, o a las tres a la vez:
- Se pide cuando se ve el hueco. Si esperas a ver la estantería vacía para pedir, y el proveedor tarda una semana, vas a estar una semana sin material.
- No hay mínimos por referencia. Todo se trata igual, aunque unas cosas se venden cada día y otras dos veces al año.
- El stock del programa miente. Si el programa dice que quedan 20 y quedan 3, ningún aviso te va a salvar. Si te suena, empieza por el stock que no cuadra con el almacén.
Un ejercicio de una tarde
Saca un listado de ventas de los últimos doce meses y ordénalo por facturación. Quédate con las primeras 30 o 40 referencias. Para cada una apunta: cuánto se vende en una semana normal y en una semana de temporada alta, qué proveedor la sirve y cuántos días tarda. Con eso ya puedes calcular un mínimo razonable. La plantilla gratuita de control de stock trae una columna para el mínimo y marca en rojo lo que hay que reponer.
El día de pedido
Ahora elige un día fijo, por ejemplo el martes, y una persona que ese día revise la lista y haga los pedidos. Lo que baje del mínimo, se pide. Lo que no, espera a la semana siguiente. Parece poco, pero cambia el pedido de reacción por uno planificado, y con él desaparecen muchos portes urgentes.
Cuándo necesitas que el sistema lo haga
Esta rutina aguanta bien con decenas de referencias. Con cientos, con varios almacenes o con una venta que cambia mucho según la época, la hoja se queda desfasada: los mínimos del año pasado no sirven para este y nadie tiene tiempo de recalcularlos. También si tus comerciales venden sin saber lo que queda, algo que tratamos en comerciales sin stock ni precios.
En ese punto compensa un programa que conozca tu stock real y proponga el pedido. Puede ser el módulo de inventario de tu ERP o un sistema de gestión de almacén hecho para cómo trabajas. Si quieres saber cuánto te están costando hoy los recuentos y los pedidos urgentes, la calculadora de horas perdidas lo pone en euros. Y si decides que quieres un sistema propio, pide tu presupuesto: nos describes cómo compras y repones, y preparamos la propuesta con calma.
Cómo sería una herramienta a medida para esto
Plazo habitual de desarrollo: 8–14 semanas.
Mínimos que se ajustan solos
El mínimo de cada referencia se recalcula con la venta real y sube antes de la temporada alta, sin tocar números a mano.
Plazo de cada proveedor
El sistema sabe que uno sirve en dos días y otro en tres semanas, y avisa con el margen que toca en cada caso.
Pedido de compra propuesto
Cada semana tienes una propuesta agrupada por proveedor, que revisas, ajustas y envías.
Stock comprometido a la vista
Lo que ya está reservado para pedidos de clientes o para producción no cuenta como disponible.
Recuento por móvil
Los recuentos rápidos se hacen escaneando con el móvil, para que el stock del sistema sea fiable.
Un ejemplo
Ejemplo ilustrativo
Un distribuidor de material de riego con fuerte temporada de primavera
Cada marzo se quedaban sin las mismas referencias de goteo y tuberías, mientras el almacén estaba lleno de material que apenas se movía. Fijaron mínimos para las 40 referencias principales en una hoja y un día fijo de pedido, y las roturas bajaron. El problema volvió al año siguiente: los mínimos eran los del año anterior y el stock del programa no era fiable. El siguiente paso fue un sistema que recalcula los mínimos con la venta de las últimas semanas y propone el pedido por proveedor.
Preguntas frecuentes
Si solo necesitas avisos y tu stock es fiable, a veces basta con activar los mínimos en tu programa actual. Si hace falta un sistema propio, se presupuesta según tus referencias, almacenes y proveedores, y suele llevar 8–14 semanas. Pide tu presupuesto y cuéntanos cómo repones hoy.
Una forma sencilla: lo que vendes al día multiplicado por los días que tarda el proveedor, más un colchón para imprevistos. Revisa ese número antes de cada temporada.
Entonces cualquier aviso fallará. Primero hay que conseguir que las entradas y salidas se registren en el momento; después, los mínimos funcionan.
Al revés: con mínimos por referencia compras más de lo que falta y menos de lo que sobra. El dinero inmovilizado suele bajar.
Mide tu caso antes de decidir
Pon tus números y mira cuánto te cuesta al año.
La solución, en detalle
Actualizado en septiembre de 2026