Pedidos y ventas
Mis comerciales no saben el stock ni el precio real cuando visitan al cliente: cómo darles los datos en el bolsillo
Pasa porque el stock y las tarifas viven en el programa de la oficina y el comercial sale a la calle con una lista impresa o de memoria, así que promete cosas que luego no se cumplen. Hay tres salidas: una rutina diaria que les envíe stock y precios actualizados, la app móvil de tu programa de gestión o una app de pedidos propia que les enseñe ambos datos en directo, que se construye en 6–12 semanas.
Tengo una distribuidora de alimentación con cuatro comerciales que visitan bares y tiendas; siempre me llaman desde el cliente para preguntar si queda algo o qué precio le hicimos la última vez, y yo no doy abasto. ¿Cómo lo soluciono sin volverme loco?
Primero, quita las llamadas más repetidas con algo sencillo: cada mañana, antes de que salgan, mándales por el grupo de la empresa un listado con el stock de las referencias que más se mueven y la tarifa vigente. Eso responde a la mitad de las dudas. Si siguen llamando porque cada cliente tiene su precio o porque el stock cambia durante el día, necesitan consultarlo ellos mismos desde el móvil, conectado a tu programa: o con la app de tu ERP, si la tiene y se entiende, o con una app de pedidos hecha para cómo vendéis vosotros.
¿Te pasa esto?
- Tus comerciales te llaman o te escriben desde el cliente para preguntar si hay existencias de algo.
- Un comercial confirma un pedido que luego no se puede servir completo porque no había género.
- Cada comercial lleva su propia lista de precios en papel o en el móvil, y no todas son iguales.
- Aparecen descuentos que nadie en la oficina ha aprobado y te enteras al facturar.
- El cliente pregunta a qué precio le vendiste la última vez y el comercial no lo sabe.
- Los pedidos tomados en la visita llegan a la oficina horas después, en una nota o un audio.
Lo que te cuesta
Cuando el comercial va a ciegas pierdes por tres lados: pedidos que se sirven incompletos y generan quejas o abonos, precios mal aplicados que se comen margen sin que nadie lo vea, y el tiempo de la oficina respondiendo llamadas en lugar de trabajar. A eso súmale las ventas que no se cierran porque el comercial prefiere no comprometerse sin saber si hay.
Un cálculo sencillo
4 comerciales × 2 pedidos al día con un precio mal aplicado × 15 € de margen perdido = 120 € al día; en 220 días laborables son 26.400 € al año, sin contar las llamadas a la oficina.
Calcula el tuyo con la calculadora de horas perdidasLas opciones, con honestidad
Tres caminos. El software a medida es solo uno de ellos, y no siempre el bueno.
Opción 1
Ordenar el proceso, sin software
Una tarifa única y fechada que la oficina manda cada lunes, un listado de stock de las referencias clave cada mañana antes de salir, una regla clara sobre quién puede aprobar descuentos y un cierre diario en el que el comercial pasa sus pedidos por el mismo canal. Es gratis y reduce mucho las llamadas.
Opción 2
Una herramienta estándar
- La app o versión móvil de tu programa de gestión (Holded, Odoo, Sage). Si ya lo usas y tus comerciales se manejan en ella, permite consultar artículos y crear pedidos. Basta cuando las tarifas son pocas y el comercial no necesita ver el historial de cada cliente de un vistazo.
- Odoo Ventas con tarifas por cliente. Encaja si vas a trabajar con Odoo de todas formas y tus condiciones comerciales caben en sus listas de precios. Requiere implantación y algo de formación para el equipo de calle.
- Una hoja de Google Sheets compartida y de solo lectura. Como paso intermedio, una hoja con stock y precios que la oficina actualiza a diario funciona para pocos comerciales y un catálogo corto. No avisa de cambios durante el día.
Opción 3
Una herramienta a medida
Una app de pedidos para el equipo comercial que enseña el stock real, el precio y las condiciones de cada cliente, el historial de lo que compró y los descuentos que el comercial puede aplicar sin pedir permiso. El pedido entra directo en la oficina. Compensa con varios comerciales, tarifas por cliente o un catálogo largo que cambia a menudo.
El comercial es la cara de tu empresa, pero va sin datos
En muchas distribuidoras e importadores el reparto de información es el mismo: la oficina tiene el programa de gestión y el comercial tiene el móvil, una libreta y la memoria. Mientras había pocos clientes y una sola tarifa, bastaba. Hoy cada cliente tiene su precio, hay promociones que cambian cada mes y el stock se mueve varias veces al día.
El resultado es que el comercial improvisa. Promete una entrega sin saber si hay género, aplica el descuento que recuerda del año pasado o llama a la nave cada vez que el cliente pregunta algo. Ninguna de las tres cosas es culpa suya: le falta el dato en el momento en que lo necesita.
Cuánto pesa de verdad
Haz una prueba sencilla durante una semana. Pide a la oficina que apunte cada llamada o mensaje de un comercial preguntando stock o precio, y revisa al facturar cuántos pedidos llevan un precio distinto del de la tarifa. Con esas dos cifras ya sabes si hablamos de una molestia o de dinero serio. La calculadora de horas perdidas te ayuda a pasar las llamadas a euros al año.
Qué puedes hacer esta misma semana
- Una tarifa, con fecha. Borra las listas personales y envía una sola, marcada con el día en que entra en vigor.
- Stock de lo que importa. No hace falta todo el catálogo: las 50 referencias que más se venden, cada mañana.
- Reglas de descuento escritas. Hasta cuánto decide el comercial y a partir de cuánto pregunta.
- Un solo canal para pasar pedidos, con una hora límite. Si los pedidos de la visita ya se te pierden por el camino, lee cómo ordenar los pedidos que llegan por WhatsApp.
Cuando la rutina se queda corta
Si tienes varios comerciales, tarifas por cliente o un stock que cambia durante el día, el listado de la mañana caduca antes de la comida. Ahí el comercial necesita consultar él mismo, desde el móvil, lo que hay y a qué precio se lo vende a ese cliente. Un requisito que se olvida a menudo: el stock que ve debe ser el disponible, no el que figura en la estantería. Si tu programa ya no coincide con lo que hay en la nave, empieza por ahí: el stock que nunca cuadra tiene su propia receta.
Antes de decidir, comprueba tres cosas en cualquier opción que mires: que funcione sin cobertura, que el precio lo calcule el sistema y no la memoria del comercial, y que el pedido llegue a la oficina sin que nadie lo copie.
Si tu caso encaja con una herramienta propia, en la página de la app de pedidos B2B tienes qué incluye, y la guía sobre software de pedidos para distribuidoras compara opciones. Cuando lo tengas claro, pide tu presupuesto: describe con tus palabras qué necesitan ver tus comerciales en la visita y te preparamos una propuesta para tu caso.
Cómo sería una herramienta a medida para esto
Plazo habitual de desarrollo: 6–12 semanas.
Ficha del cliente en la visita
Qué compró las últimas veces, a qué precio, qué tiene pendiente y si tiene alguna factura sin pagar, en una pantalla.
Stock disponible, no solo stock total
El comercial ve lo que queda libre después de restar lo que ya está comprometido en otros pedidos del día.
Precio correcto automático
Se aplica la tarifa del cliente, sus descuentos y las promociones vigentes sin que el comercial tenga que recordar nada.
Descuentos con límite
Cada comercial puede bajar el precio hasta un margen que tú fijas; si quiere más, la app pide aprobación al responsable.
Pedido que llega solo a la oficina
Lo que el comercial apunta en la visita aparece en la lista de preparación y pasa a tu programa de facturación sin volver a teclearlo.
Funciona con poca cobertura
En un sótano o un polígono sin señal, el pedido se guarda en el móvil y se envía en cuanto hay conexión.
Un ejemplo
Ejemplo ilustrativo
Un almacén de suministros con seis comerciales en ruta
Cada comercial tiene su Excel de precios y llama a la nave varias veces al día para saber si hay material. La encargada de almacén pierde buena parte de la mañana al teléfono. Empiezan enviando cada día un PDF con stock y tarifas; las llamadas bajan, pero siguen apareciendo descuentos que nadie ha autorizado. El siguiente paso es una app en la que el comercial ve el stock libre y el precio de cada cliente, con un tope de descuento, y los pedidos entran solos en la lista de preparación.
Preguntas frecuentes
Suele ir dentro de una app de pedidos B2B y se presupuesta según tu caso: cuántas tarifas y condiciones por cliente manejas y con qué programa de gestión hay que conectarla. Pide tu presupuesto contándonos cómo trabajan hoy tus comerciales y lo preparamos a mano.
No necesariamente. Lo habitual es que la app lea el stock y las tarifas de tu programa actual y le devuelva los pedidos. Si tu programa no permite conectarse de ninguna forma, eso se ve antes de empezar.
Lo usarán si les ahorra llamadas y les hace quedar bien delante del cliente. Por eso conviene diseñarla con ellos: pocas pantallas, letra grande y el pedido repetido en un toque.
La misma app puede tener una parte para que el cliente haga pedidos sin esperar la visita, con sus precios. El comercial pasa a dedicar la visita a vender, no a apuntar.
Mide tu caso antes de decidir
Pon tus números y mira cuánto te cuesta al año.
La solución, en detalle
Actualizado en septiembre de 2026