Software para gestionar pedidos de una distribuidora: ¿qué opción te conviene?
Una distribuidora tiene tres caminos: WhatsApp Business con una hoja compartida (casi gratis, válido con pocos clientes), el portal de pedidos de un ERP como Odoo, Holded, A3 o Sage (licencias por usuario más implantación) o una app de pedidos a medida, que está lista en 6–12 semanas. Cuál conviene depende del número de clientes, de si tienes tarifas por cliente y de quién mete hoy los pedidos.
Tengo una distribuidora de alimentación de 25 personas, unos 200 clientes entre bares y tiendas, cinco comerciales que toman pedidos en la visita y la oficina que recoge el resto por teléfono y WhatsApp. ¿Qué programa me recomiendas para los pedidos?
Con 200 clientes y cinco comerciales ya no te llega con WhatsApp y una hoja. Mira primero si tu programa de gestión actual tiene portal de clientes o app para comerciales y cuánto cuesta por usuario. Si tus tarifas son por cliente, tus comerciales necesitan ver stock en la visita y el portal del ERP se les hace lento, una app de pedidos a medida conectada a tu facturación encaja mejor. En cualquier caso, pruébalo con diez clientes antes de extenderlo.
¿Merece la pena pagar una app de pedidos si mis clientes son bares que siempre han pedido por WhatsApp?
Solo si pedir por la app les cuesta menos que mandar un mensaje. Repetir el último pedido con un toque, ver su precio y saber si hay stock suele convencer a la mayoría. A los que no se adapten, la oficina les sigue metiendo el pedido en la misma lista.
En una distribuidora, el pedido es el principio de todo: de él salen la preparación en el almacén, la ruta del camión, el albarán y la factura. Si el pedido entra mal, todo lo que viene después arrastra el error. Por eso, cuando alguien busca «software para pedidos», en realidad está buscando una forma de que los pedidos entren una sola vez, bien y en un sitio. Aquí van las tres opciones reales, con lo que supone cada una y a quién le encaja.
Antes de elegir: cuatro datos de tu distribuidora
Ninguna opción es buena o mala en abstracto. Ten a mano estos cuatro datos, porque deciden casi todo:
- Cuántos clientes piden cada semana. No es lo mismo treinta tiendas que trescientos bares.
- Si tienes tarifas por cliente. Precios especiales, descuentos por volumen, mínimos de pedido, portes.
- Quién mete hoy los pedidos. El propio cliente, los comerciales en la visita o la oficina copiando mensajes.
- Dónde facturas. Holded, Odoo, A3, Sage o un programa de tu sector. El pedido tiene que acabar ahí.
Opción 1: WhatsApp Business y una hoja compartida
Es la forma más sencilla de empezar y no tiene nada de malo. WhatsApp Business permite tener un número de empresa, un catálogo, etiquetas por estado y respuestas rápidas. Si todos los pedidos se pasan a una hoja compartida en Google Sheets o Excel antes de una hora de corte, ya tienes una lista única.
- Cuánto cuesta: prácticamente nada en herramientas. El coste está en las horas de quien copia los mensajes.
- Cuándo encaja: pocos clientes, catálogo corto, precios iguales para todos, una persona en la oficina que lo controla.
- Dónde se rompe: cuando la copia de mensajes se come la mañana, cuando hay tarifas por cliente o cuando los pedidos se quedan en el móvil de un comercial.
Si quieres probarlo bien hecho, tienes una plantilla de pedidos B2B en Excel gratuita con lista única, estados y resumen de preparación. Y si ya se te pierden pedidos, en pedidos por WhatsApp que se pierden explicamos cómo ordenarlo antes de comprar nada.
Opción 2: el portal de pedidos de tu ERP
Muchos programas de gestión ofrecen, de serie o como módulo, algún tipo de portal donde el cliente ve sus pedidos y facturas, o una app para comerciales. Odoo, por ejemplo, tiene portal de clientes. En A3, Sage o Holded, depende de la versión y a veces lo aporta un partner.
- Cuánto cuesta: no hay una cifra única. Pide a tu proveedor el precio por usuario y mes (y si los clientes que entran al portal cuentan como usuarios), el módulo o plan que hace falta y el coste de implantación y configuración.
- Cuándo encaja: ya usas ese ERP, tus precios siguen la lógica estándar del programa y tus clientes aceptan pedir en una web con aspecto de programa de gestión.
- Dónde se rompe: tarifas por cliente que el programa no representa bien, comerciales que necesitan algo rápido en el móvil y adaptaciones que hay que pagar y mantener en cada actualización.
La ventaja clara es que todo queda en un solo sistema. En alternativas a Odoo repasamos cuándo esa ventaja compensa y cuándo empieza a pesar.
Opción 3: una app de pedidos a medida
Una app hecha para tu distribuidora: cada cliente entra con su usuario, ve su catálogo con sus precios, repite el último pedido o lo cambia, y el pedido cae en la lista de preparación y pasa a tu facturación sin teclearlo. Los comerciales usan la misma app en la visita.
- Qué supone: un proyecto de 6–12 semanas, con diseño, pruebas con un grupo de clientes y formación. Sin licencias por cliente ni por comercial.
- Cuándo encaja: decenas o cientos de clientes que piden cada semana, tarifas por cliente, comerciales en la calle y un programa de facturación que quieres conservar.
- Dónde no tiene sentido: si tienes pocos clientes o si la opción 1 bien hecha te basta. En ese caso, ordena el proceso y espera a que el volumen lo pida.
Qué incluye exactamente lo tienes en la página de la app de pedidos B2B, y cómo se aplica a este sector en la app de pedidos para distribuidoras.
Las tres opciones, de un vistazo
| WhatsApp + hoja | Portal del ERP | App a medida | |
|---|---|---|---|
| Para empezar | Casi nada | Implantación y módulo | Desarrollo del proyecto |
| Lo que se repite | Horas de oficina | Licencias por usuario | Cambios cuando tu proceso cambia |
| Tarifas por cliente | A mano | Según el programa | Las tuyas, tal cual |
| Pedido del comercial | Mensaje o llamada | App del ERP, si la hay | Misma app, con stock |
| Paso a facturación | Se teclea otra vez | Automático | Conexión incluida |
Cómo probar sin arriesgar
Sea cual sea la opción, no la lances a todos tus clientes a la vez. Elige diez que piden a menudo y confían en ti, pruébala un mes y mide dos cosas: si piden por el nuevo canal sin que tengas que insistir y cuántas horas de oficina te has ahorrado. Con eso sabrás si merece la pena extenderla.
Tu caso, por escrito
Si te inclinas por la opción 3, pide tu presupuesto. Cuéntanos con tus palabras cuántos clientes y comerciales tienes, cómo son tus tarifas y dónde facturas, y te preparamos una propuesta a mano. Y si antes quieres saber cuánto te cuestan hoy los pedidos por mensaje, lo explicamos paso a paso en el coste oculto de los pedidos por WhatsApp.