Pedidos y ventas
Los pedidos me llegan por WhatsApp, email y teléfono y se pierden: cómo ordenarlo
Pasa porque cada cliente pide por el canal que le viene mejor y nadie tiene una lista única de pedidos: la información queda repartida entre móviles, bandejas de entrada y notas. Se arregla de tres maneras: acordar un único canal y una hora de corte, usar una herramienta estándar de pedidos o darles a tus clientes una app de pedidos propia.
Tengo una distribuidora y los bares me hacen los pedidos por WhatsApp a cualquier hora; cada semana se nos pierde alguno, ¿qué hago?
Empieza por lo gratis: una hora de corte (por ejemplo, pedidos hasta las 18:00 para servir al día siguiente) y una sola persona responsable de pasar todos los mensajes a una lista antes de esa hora. Si con eso siguen perdiéndose pedidos, o esa persona pasa horas copiando, es el momento de que los clientes pidan en un sitio que genere la lista solo: una herramienta estándar si tus precios y tu catálogo son sencillos, o una app propia si no.
¿Es normal perder pedidos cuando crece el número de clientes?
Es muy frecuente, pero no es inevitable. Mientras hay pocos clientes, una persona lo retiene todo de memoria. A partir de cierto volumen, cualquier canal que dependa de que alguien lea y copie mensajes falla de vez en cuando, y el fallo se nota justo en los días de más trabajo.
¿Te pasa esto?
- Tienes pedidos en WhatsApp, en el email, en el teléfono y en notas de papel, y nadie los ve todos juntos.
- Alguien de la oficina pasa la primera hora del día copiando mensajes a una hoja o al programa.
- Un cliente llama enfadado porque no le ha llegado lo que pidió y no encuentras el mensaje.
- Los pedidos que llegan tarde o fuera de horario se quedan en el móvil de un comercial.
- Preparas pedidos con cantidades o referencias equivocadas porque el mensaje era ambiguo.
- Cuando la persona que junta los pedidos está de vacaciones, todo va más lento o se lía.
Lo que te cuesta
Un pedido perdido cuesta la venta y, a veces, el cliente. Pero el coste grande suele ser silencioso: las horas que alguien dedica cada día a leer, copiar y confirmar pedidos, los errores de preparación por mensajes mal escritos y las llamadas para aclarar qué quería el cliente. Suma las tres cosas y ponles precio.
Un cálculo sencillo
3 pedidos perdidos al mes × 400 € de media = 1.200 € al mes, 14.400 € al año, sin contar las horas de copiar mensajes.
Calcula el tuyo con la calculadora de horas perdidasLas opciones, con honestidad
Tres caminos. El software a medida es solo uno de ellos, y no siempre el bueno.
Opción 1
Ordenar el proceso, sin software
Un único canal para pedir (aunque sea WhatsApp, pero a un número concreto), una hora de corte clara, una plantilla de mensaje con referencia y cantidad, y una persona responsable de pasar todo a una lista antes de preparar. No cuesta dinero y a veces basta.
Opción 2
Una herramienta estándar
- WhatsApp Business. Con catálogo, etiquetas y mensajes rápidos ordena bastante si tienes pocos clientes y productos. No genera una lista de preparación ni conecta con tu stock.
- Odoo (ventas y portal de clientes). Si ya usas Odoo o vas a implantarlo, su portal permite a los clientes ver y repetir pedidos. Encaja si tu catálogo y tus precios siguen su lógica estándar.
- Un formulario de pedidos compartido. Un formulario sencillo que vuelque los pedidos en una hoja de cálculo sirve para pocos clientes y pocos productos, como paso intermedio.
Opción 3
Una herramienta a medida
Una app de pedidos para tus clientes con tu catálogo, sus precios y sus condiciones, que deja cada pedido en una lista única, avisa de lo que falta y se conecta con tu stock y tu facturación. Compensa cuando tienes muchos clientes, tarifas por cliente o un volumen que ya no se puede copiar a mano.
Por qué pasa
Nadie decide recibir los pedidos de cinco maneras distintas. Pasa poco a poco: un cliente prefiere WhatsApp, otro manda un email con un Excel, el de siempre llama por teléfono y el comercial apunta lo que le dicen en la visita. Mientras el volumen es bajo, una persona lo tiene todo en la cabeza y funciona.
El problema aparece cuando crecen los clientes, los productos o las personas que atienden. Ya no hay un sitio donde estén todos los pedidos del día, así que depende de que alguien lea cada mensaje, lo entienda y lo copie. Cada copia es un sitio donde puede fallar algo: un mensaje leído y olvidado, una cantidad mal escrita, un pedido que llegó al móvil de quien estaba de baja.
Lo primero, sin gastar nada
Antes de mirar herramientas, prueba esto durante dos o tres semanas:
- Un solo canal. Aunque sea WhatsApp, que sea un número de empresa, no el móvil de cada comercial.
- Una hora de corte. Todo lo que llega antes de esa hora se sirve al día siguiente; lo que llega después, al otro.
- Una plantilla. Pide a tus clientes que indiquen siempre referencia, cantidad y día de entrega.
- Un responsable. Una persona pasa todos los pedidos a una única lista antes de preparar, y esa lista es la que manda.
Si con esto dejan de perderse pedidos y la persona responsable no se pasa media mañana copiando, no necesitas nada más por ahora.
Cuándo no basta
Hay señales claras de que el proceso ya no aguanta solo:
- La persona que copia pedidos dedica más de una hora al día a hacerlo.
- Tus clientes tienen precios o condiciones distintas y hay errores al aplicarlas.
- Necesitas saber si hay stock antes de confirmar.
- Los pedidos tienen que acabar en tu programa de facturación y hoy se teclean otra vez.
Si te pasa alguna de estas cosas, merece la pena que el cliente pida en un sitio que haga la lista por ti. Si quieres ponerle números antes de decidir, la calculadora de horas perdidas te ayuda a calcular cuánto tiempo y dinero se te va cada año en copiar y corregir pedidos.
Qué pedirle a cualquier solución
Tanto si eliges una herramienta estándar como una a medida, comprueba que:
- Tu cliente tarda menos en pedir que en mandar un WhatsApp. Si no, seguirá escribiéndote.
- Todos los pedidos acaban en la misma lista, vengan de donde vengan.
- Se conecta con tu facturación y tu stock, o al menos exporta los pedidos sin copiar a mano.
- Puedes probarla con unos pocos clientes antes de pedírsela a todos.
Si llegas a la conclusión de que necesitas algo propio, en la página de la app de pedidos B2B tienes qué incluye y cómo trabajamos. Cuando lo tengas claro, pide tu presupuesto contándonos con tus palabras cómo te llegan hoy los pedidos, y te preparamos la propuesta.
Cómo sería una herramienta a medida para esto
Plazo habitual de desarrollo: 6–12 semanas.
Pedido en dos minutos desde el móvil
El cliente entra, ve su catálogo con sus precios y repite el último pedido o lo cambia. Sin llamadas ni mensajes sueltos.
Una sola lista de pedidos
Todos los pedidos, vengan de la app, del comercial o de una llamada que registra la oficina, en la misma lista y con la misma hora de corte.
Tarifas y condiciones por cliente
Cada cliente ve sus precios, sus descuentos y sus mínimos, sin que nadie tenga que comprobarlo a mano.
Aviso cuando falta stock
Si un producto no está disponible, el cliente lo sabe al pedir y no cuando le llega el reparto.
Conexión con tu programa de facturación
El pedido pasa a albarán y a factura en Holded, A3, Sage u Odoo sin volver a teclearlo.
Un ejemplo
Ejemplo ilustrativo
Una distribuidora de bebidas con 150 bares como clientes
Los bares piden por WhatsApp a los comerciales hasta última hora. Una administrativa pasa cada mañana los mensajes al programa de gestión y, aun así, cada semana falla algún pedido. Primero fijan una hora de corte y un número único de WhatsApp; los errores bajan, pero la administrativa sigue dedicando la mañana a copiar. El siguiente paso es una app en la que los bares piden solos, con su tarifa, y el pedido entra directo en la lista de preparación.
Preguntas frecuentes
Se presupuesta según tu caso, porque cambia mucho con el catálogo, las tarifas por cliente y las conexiones con tu facturación. Suele construirse en 6–12 semanas. Antes, prueba las opciones gratuitas de esta página; si no bastan, pide tu presupuesto y cuéntanos cómo te piden hoy.
Es la duda más razonable. Por eso conviene que el pedido por app sea más rápido que un mensaje: repetir el último pedido con un toque ayuda mucho. Y la oficina puede seguir registrando los pedidos que lleguen por teléfono en la misma lista.
Sí. Lo importante no es prohibir un canal, sino que todos los pedidos acaben en una sola lista antes de la hora de corte, la rellene quien la rellene.
La hora de corte y el canal único se notan en días. Una herramienta nueva, estándar o a medida, necesita unas semanas para que tus clientes se acostumbren.
Mide tu caso antes de decidir
Pon tus números y mira cuánto te cuesta al año.
La solución, en detalle
Actualizado en septiembre de 2026