Obradores y panaderías · Gestión de almacén
Software de gestión de almacén para obradores y panaderías
Es un control del almacén de materia prima del obrador: sacos de harina, levadura, mantequilla, rellenos, congelados y envases, con el lote y la caducidad de cada entrada y descontando lo que gasta cada hornada según la receta. Se construye en 8–14 semanas, pensado para usarse con las manos enharinadas desde una tablet.
En mi obrador nos quedamos sin mantequilla o sin levadura cada dos por tres, porque el pedido al proveedor lo hace el encargado de memoria mirando la cámara. Además, si viene un inspector no sé decirle de qué lote de harina salió el pan de un día concreto. ¿Me sirve un programa de almacén o necesito otra cosa?
Un programa de almacén a medida cubre las dos cosas si registra el lote de cada entrada y descuenta la materia prima de cada hornada según la receta. Con eso sabes cuánto te queda de verdad, recibes un aviso antes de quedarte sin nada y puedes decir qué lotes se usaron un día concreto. Si lo que más te preocupa es la trazabilidad por lote de producción, mira también el control de producción, que la cubre desde el obrador. Y si tienes pocas materias primas, una hoja de stock mínimo revisada cada semana puede ser el primer paso.
Los problemas que vemos hoy en obradores y panaderías
Te quedas sin un ingrediente en plena hornada
La levadura o la mantequilla se acaban un viernes por la tarde y el proveedor no sirve hasta el lunes. Se compra de urgencia en un cash & carry, más caro, o se deja de hacer un producto.
Los pedidos al proveedor se hacen mirando la cámara
El encargado abre la cámara, calcula de cabeza y llama. Cuando él no está, nadie sabe cuánto pedir y el obrador acaba con demasiado de una cosa y nada de otra.
Caducidades cortas y producto que se tira
La levadura fresca, la nata o los rellenos aguantan poco. Si lo nuevo se pone delante de lo viejo, el paquete antiguo aparece caducado al fondo de la cámara.
Lotes de proveedor que nadie apunta
El albarán del saco de harina trae un lote, pero se archiva en una carpeta y no queda ligado a lo que se produjo con él. Si el proveedor retira un lote, reconstruir dónde se usó lleva horas.
No sabes cuánto gastas por producto
Compras cierta cantidad de harina al mes, pero no sabes cuánta se va en pan, cuánta en bollería y cuánta se pierde. Sin eso, el coste de cada producto es una estimación.
Qué construiríamos
Entrada de mercancía con lote y caducidad
Al recibir, se escanea o se elige el producto en la tablet y se anota el lote y la fecha del albarán del proveedor. Si la mercancía no llega en condiciones, se registra con foto.
Stock por zona: seco, cámara y congelador
Cada materia prima vive en su zona. El sistema sabe qué hay en el almacén seco, en la cámara de frío y en el congelador, y el encargado ve cada zona por separado.
Descuento por receta al producir
Cuando el obrador registra una hornada, el sistema resta harina, levadura, sal, grasa y el resto según la receta. El stock se mueve solo, sin contar sacos cada día.
Primero lo que caduca antes
La tablet indica qué lote usar primero y avisa de lo que está a pocos días de caducar, para usarlo en la siguiente hornada o descartarlo a tiempo.
Mínimos y propuesta de pedido al proveedor
Cada materia prima tiene su mínimo, que puede subir en campaña. Cuando se baja de él, el sistema propone el pedido teniendo en cuenta el día de reparto de cada proveedor.
Envases y material de tienda
Bolsas, cajas de pastelería, bandejas y etiquetas también se controlan. Quedarse sin cajas de tartas un sábado de comuniones es tan grave como quedarse sin harina.
Traspasos a las tiendas
Producto congelado, masas para acabar en tienda o envases que salen del obrador hacia los despachos quedan registrados, y cada tienda ve lo que tiene.
Consulta de lotes hacia atrás
Eliges un día o un producto y ves qué lotes de materia prima había en uso. Es la base de la trazabilidad y lo que te pedirán en una inspección.
Recuento rápido por zonas
Un recuento semanal de la cámara o del almacén seco desde la tablet, en pocos minutos. Las diferencias con el stock teórico te dicen dónde se pierde producto.
Con qué se conecta
Lo que ya usas se queda. La herramienta nueva se conecta a ello.
- Holded, A3 o Sage para las facturas de proveedor
- Tu control de producción o tus recetas, para descontar por hornada
- Tablet en el obrador y móvil en la zona de recepción
- Impresora de etiquetas para lotes y congelados
- Tu TPV de tienda, para los traspasos a los despachos
- Email para enviar los pedidos a proveedores
El almacén de un obrador no es una nave
Cuando se habla de software de almacén se piensa en estanterías, palés y pistolas lectoras. El almacén de un obrador es otra cosa: un cuarto seco con sacos de harina y azúcar, una cámara con mantequilla, nata y levadura, un congelador con masas y rellenos, y un rincón con cajas, bolsas y bandejas. Pocas referencias en comparación con una distribuidora, pero con caducidades cortas, lotes que importan y un consumo que depende de lo que se hornea cada día.
Por eso un programa de almacén genérico, como los que describimos en la solución de gestión de almacén, suele sobrar en unas cosas y faltar en otras. Aquí no hace falta un recorrido óptimo de preparación de pedidos; hace falta que la hornada descuente lo que consume y que cada saco de harina tenga su lote.
El stock teórico frente a la cámara
En un obrador el stock no baja por ventas, baja por producción. Si nadie registra cuánto se usa, la única forma de saber qué queda es mirar. El descuento por receta cambia eso: al anotar que se han hecho 400 barras, el sistema resta la harina, la levadura y la sal de esas 400 barras.
Cuando las diferencias entre lo teórico y lo real se repiten, el patrón suele ser el mismo que en cualquier empresa. Lo explicamos en por qué el stock no cuadra.
Lotes de proveedor y trazabilidad
El Reglamento (CE) 178/2002 obliga a poder seguir hacia atrás de qué lotes viene lo que vendes. En muchos obradores la cadena se rompe en la primera pieza: el lote del saco de harina se queda en el albarán y nunca llega a relacionarse con la producción. Si hoy lo llevas en papel, trazabilidad en papel describe los riesgos, y la guía para llevar la trazabilidad del obrador sin papel explica cómo hacerlo paso a paso. El almacén a medida resuelve la entrada de esos lotes; el control de producción, su uso en cada hornada.
Plazo y cuándo hacerlo
Un almacén de materia prima a medida para un obrador lleva 8–14 semanas de trabajo, más unas semanas de uso tranquilo para afinar los mínimos. Si en tu obrador o panadería la campaña de Navidad o el verano multiplican las compras, lee la guía para preparar la temporada alta: los mínimos de cada materia prima hay que ajustarlos antes, no durante.
Si quieres una propuesta para tu obrador, pide tu presupuesto. Cuéntanos qué materias primas manejas, a cuántos proveedores compras y cuántas tiendas surtes, y lo estudiamos con atención antes de responderte.
Un ejemplo
Ejemplo ilustrativo
Obrador de pastelería y panadería con tres despachos
Ejemplo ilustrativo. Un obrador que surte a tres tiendas propias trabaja con unas 120 materias primas y envases. Los pedidos a proveedores los hacía el encargado de memoria y las roturas de stock eran frecuentes los viernes. Con la gestión de almacén a medida, cada entrada se registra con lote en la tablet, cada hornada descuenta lo que gasta según su receta y el lunes por la mañana el encargado revisa y envía las propuestas de pedido. Cuando un proveedor avisa de la retirada de un lote de chocolate, en unos minutos saben qué días se usó.
Cuándo NO necesitas software a medida
No siempre hace falta construir. Si alguno de estos casos es el tuyo, ahórrate el proyecto.
Una hoja de stock mínimo en Excel o Google Sheets
Si trabajas con pocas materias primas y un solo proveedor principal, una hoja con el mínimo de cada una y un recuento semanal evita la mayoría de roturas. No resuelve lotes ni consumo por receta.
El inventario de Holded o Sage
Si ya facturas con ellos y lo que quieres es que las compras sumen stock y ver qué queda, su módulo de inventario puede ser suficiente para un obrador pequeño sin descuento por receta.
Un software de producción para panadería con escandallos
Algunos programas de panadería del mercado incluyen recetas, escandallos y consumo de materia prima. Si ya tienes uno, revisa si gestiona lotes y caducidades antes de construir otra pieza.
Preguntas frecuentes
De lo que necesites cubrir: materias primas con lote, zonas y mínimos como base, y además, si hace falta, descuento por receta, traspasos a varias tiendas y conexión con tu producción o tu TPV. Nos lo cuentas con tus palabras y preparamos el presupuesto a mano para tu caso.
No exactamente. El almacén controla lo que entra, dónde está y lo que queda. El control de producción registra cada lote que fabricas con sus ingredientes. Se complementan: si solo puedes hacer uno, elige según te duela más quedarte sin materia prima o no poder responder en una inspección.
No. Lo habitual es descontar según la receta al registrar la hornada y hacer un recuento rápido por zonas cada semana. Si las diferencias son grandes en algún ingrediente, entonces sí conviene revisar cómo se está usando.
Se diseña para eso: botones grandes, pocos pasos y una tablet con funda en una zona limpia del obrador. Si hace falta, la entrada de mercancía se hace desde un móvil en la zona de recepción.
La construcción lleva 8–14 semanas. Conviene tenerlo uno o dos meses en uso normal antes de la campaña para ajustar los mínimos, así que empezar en septiembre suele ir justo.
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Actualizado en septiembre de 2026