Hostelería y catering · Gestión de almacén
Software de gestión de almacén para hostelería y catering
Un software de almacén para hostelería lleva el stock de cada cámara, economato y local, avisa de lo que está a punto de caducar y convierte lo que falta en un pedido para cada proveedor. Se pone en marcha en 8–14 semanas, empezando por un local o por el economato. Compensa cuando compras para varios locales o para eventos y hoy los pedidos salen de la memoria del jefe de cocina.
Tengo dos restaurantes y un servicio de catering para eventos. El jefe de cocina hace los pedidos a unos doce proveedores por WhatsApp cada noche y nunca sé cuánto género hay en las cámaras ni si me cobran lo que pedí, ¿por dónde empiezo?
Empieza por la puerta de entrada: que cada albarán se compare con lo que se pidió en el momento en que llega el repartidor. Solo con eso ya ves a qué precio compras y qué llega mal. Si el inventario de tu TPV de hostelería te basta para lo demás, úsalo. Si necesitas stock por cámara y por local, caducidades y que las compras de cada evento salgan solas por proveedor, ahí es donde un almacén a medida tiene sentido, y el presupuesto se prepara con tus locales y tus proveedores delante.
Los problemas que vemos hoy en hostelería y catering
Nadie sabe qué hay en la cámara sin abrirla
El inventario se hace a ojo el domingo por la noche, cuando se hace. Entre semana, saber si queda solomillo o nata para el servicio de mañana obliga a bajar a mirar o a preguntar a quien cerró.
Cada proveedor por un canal distinto
El pescado se pide por WhatsApp, la bebida por la web del distribuidor y la verdura con una llamada a las siete. Si el jefe de cocina libra, el pedido depende de que alguien recuerde lo que él solía pedir.
Albaranes que nadie coteja
El repartidor deja las cajas y el albarán encima de la barra. Si faltan dos kilos o el precio ha subido, se descubre con la factura de fin de mes, cuando reclamar ya no sirve de mucho.
Un evento grande vacía el economato
Una boda o un congreso consumen en un día lo que un local gasta en una semana. Si las compras del evento no se separan del stock diario, el lunes falta género en el restaurante.
Traspasos entre locales sin rastro
Un local presta una caja de limones al otro o la cocina central manda fondos y salsas. Nadie lo apunta y el coste acaba cargado en la cuenta del local equivocado.
Qué construiríamos
Stock por cámara, economato y local
Cada espacio de almacenaje tiene su inventario: cámara de carne, cámara de pescado, congelador, economato seco, bodega. Sabes qué hay y dónde sin abrir puertas.
Recepción contra pedido con el móvil
Quien recibe marca cantidades y precios del albarán frente a lo pedido. Las diferencias quedan anotadas con foto y el proveedor recibe la incidencia ese mismo día.
Caducidades y producto abierto
Fecha de caducidad al entrar y fecha de apertura para salsas, lácteos o conservas empezadas. Cada mañana sale la lista de lo que hay que gastar primero.
Propuesta de pedido por proveedor
Con los mínimos de cada producto, los eventos confirmados y los días de reparto de cada proveedor, el sistema prepara el pedido. El responsable lo revisa y lo envía.
Reserva de género para eventos
Al confirmar un evento, su género queda apartado del stock del día a día. La cocina del restaurante no se come lo que hacía falta para el sábado.
Traspasos entre locales y cocina central
Lo que sale de un sitio entra en otro con dos toques. Cada local carga con su coste real y el grupo ve el total.
Recuento por zonas antes de cerrar
Cada noche se cuenta una cámara o una estantería distinta en diez minutos. Al final del mes has revisado todo sin dedicar un domingo entero.
Historial de precios de compra
Cada recepción guarda el precio pagado. Ves qué proveedor ha subido y cuándo, y ese precio puede alimentar tus escandallos.
Con qué se conecta
Lo que ya usas se queda. La herramienta nueva se conecta a ello.
- TPV de hostelería de cada local (HioPOS u otro) para leer ventas
- WhatsApp Business y email para enviar pedidos a proveedores
- Móviles Android o lectores de códigos de barras
- Impresoras de etiquetas para producto abierto
- Holded, A3 o Sage para las facturas de compra
- Excel o Google Sheets para importar productos y proveedores
- Control de producción y escandallos, si lo añades
Por qué el almacén de una cocina no se parece al de una nave
Un almacén de distribución mueve cajas cerradas que entran y salen enteras. Una cocina no. Recibe género fresco a diario, lo abre, lo limpia, lo divide en raciones y lo mezcla en elaboraciones. Una parte caduca en tres días. Otra se aparta para un evento que aún no se ha servido. Y todo pasa en manos de personas que están cocinando, no gestionando stock.
Por eso los programas de almacén genéricos se quedan fuera de la cocina. Piden demasiados pasos y nadie los rellena en pleno servicio. La gestión de almacén a medida tiene sentido en hostelería solo si cada registro cabe en un gesto: marcar la recepción, escanear lo que se abre, contar una estantería al cerrar.
Dónde se pierde el dinero sin que se note
Hay tres fugas que casi todos los grupos y caterings reconocen:
- Lo que se paga y no llega. Si nadie compara el albarán con el pedido, los faltantes y las subidas de precio se pagan igual, y nadie reclama porque nadie lo ha visto.
- Lo que caduca al fondo de la cámara. Sin fechas registradas, el género viejo aparece cuando ya hay que tirarlo. Tienes el problema tratado a fondo en tiramos producto por caducidad.
- Lo que se compra dos veces. Un pedido hecho por WhatsApp desde dos móviles distintos, o una compra urgente porque nadie sabía que había género en el otro local. Si te suena, lee también pedidos que llegan por WhatsApp.
Ninguna de las tres se arregla con más esfuerzo del jefe de cocina. Se arreglan con un registro sencillo en el momento justo: al recibir, al abrir y al cerrar. Eso es, en el fondo, lo que hace este tipo de software.
Qué conviene decidir antes de empezar
- Qué espacios cuentan como almacén. Cámaras, congeladores, economato, bodega, la cocina central y cada local.
- Quién recibe. Si el género llega a las siete y el encargado entra a las diez, la recepción la hace otra persona y la pantalla tiene que servirle a ella.
- Si hay escandallos. Con ellos, el almacén descuenta por plato vendido; sin ellos, trabaja con entradas, salidas y recuentos. Si vas a construirlos, encaja con el control de producción para hostelería.
- Cómo son tus picos. Si tu temporada fuerte son las bodas de mayo a octubre o las cenas de empresa de diciembre, conviene arrancar antes. La guía para preparar la temporada alta te ayuda a poner fechas.
Plazos y cómo empezar
La gestión de almacén para hostelería se construye en 8–14 semanas, y lo sensato es arrancar por el sitio que más duele: la cocina central, el economato o el local con más proveedores. Puede ir sola o como parte de un sistema más amplio para tu grupo: en la página de software para hostelería y catering ves cómo encaja con el TPV, la producción y los pedidos de los locales. Si quieres verlo aterrizado en tu grupo, pide tu presupuesto: nos explicas con tus palabras cómo compras y almacenas hoy, y preparamos la propuesta con calma.
Un ejemplo
Ejemplo ilustrativo
Catering con economato propio y un restaurante
Ejemplo ilustrativo. Una empresa de catering de 40 personas tiene una cocina de producción, un economato y un restaurante, y compra a quince proveedores. Los pedidos salían del móvil del chef y las recepciones no se revisaban. Con el almacén a medida, cada evento confirmado aparta su género, la propuesta de pedido se prepara por proveedor la tarde anterior y quien recibe compara el albarán con el pedido en la puerta. La contabilidad sigue en su programa de siempre, pero con facturas de compra que ya se han comprobado.
Cuándo NO necesitas software a medida
No siempre hace falta construir. Si alguno de estos casos es el tuyo, ahórrate el proyecto.
El inventario de tu TPV de hostelería
Si tienes un solo local, compras a pocos proveedores y no haces eventos, mira primero si tu TPV (HioPOS, Revo, Ágora u otro) tiene módulo de stock. Configurarlo bien suele bastar.
Una hoja de pedidos por proveedor en Google Sheets
Si el problema es solo que los pedidos se hacen de memoria, una hoja compartida con los productos habituales de cada proveedor y una columna de cantidad ya ordena mucho, y es gratis.
Odoo con inventario y compras
Si ya facturas con Odoo, sus módulos de inventario y compras pueden llevar varias ubicaciones y pedidos a proveedor. Encaja si tu equipo de cocina acepta trabajar con sus pantallas.
Preguntas frecuentes
A mano, después de entender tu caso. Nos cuentas cuántos locales y cámaras tienes, si trabajas con eventos, a cuántos proveedores compras y si debe hablar con tu TPV, tu contabilidad o un control de producción. Con eso te enviamos una propuesta cerrada, sin sorpresas.
No. Las entradas se registran al recibir y las salidas se calculan o se apuntan al usar. El recuento se hace por zonas, unos minutos cada noche, para corregir las diferencias que siempre aparecen.
No. El pedido les llega como hoy: por email o por WhatsApp, con el formato que ya conocen. Lo único que cambia es que sale del sistema y queda registrado.
Solo si hay escandallos. Con ellos, cada venta del TPV descuenta sus ingredientes y puedes comparar consumo teórico y real. Sin ellos, el almacén te da entradas, salidas y mermas, que ya es mucho.
El desarrollo lleva 8–14 semanas. Recomendamos empezar por un local o por el economato central, ajustar lo que haga falta durante dos o tres semanas y después sumar el resto.
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Actualizado en septiembre de 2026