¿Cuánto te cuesta de verdad que tu equipo vuelva a teclear los mismos datos?
Se calcula contando cuántos datos se vuelven a escribir al día, cuánto tarda cada uno y cuántos salen mal, y multiplicándolo por el coste por hora de quien lo hace. En el ejemplo ilustrativo de este artículo, una empresa de 12 personas pierde unas 70 horas al mes entre copiar y corregir, cerca de 17.000 € al año, sin contar lo que cuestan las decisiones tomadas con datos que no coinciden.
En mi empresa la administrativa pasa los pedidos del correo al programa de facturación, después el encargado los apunta en la hoja del almacén y a final de mes alguien lo cuadra todo. Yo creo que es poco tiempo, pero ella dice que no le da la vida. ¿Cómo lo mido sin que parezca que la estoy vigilando?
Plantéalo como un cálculo para quitarle trabajo, no para controlarla, y pídeselo a ella misma. Durante dos semanas, que apunte al final del día tres cosas: cuántos registros ha copiado de un sitio a otro, cuánto tiempo le ha llevado aproximadamente y cuántos ha tenido que corregir. Haz lo mismo con el encargado. Suma las horas, multiplícalas por el coste por hora y añade el tiempo del cuadre mensual. Si la cifra es alta, tendrás la prueba de que ella tenía razón y un número para decidir qué hacer.
Pregunta a cualquier dueño cuánto tiempo pasa su equipo volviendo a escribir datos que ya estaban escritos, y la respuesta suele ser «un rato». Pregúntaselo a quien lo hace y la respuesta cambia: «media mañana», «todo el lunes», «cuando cierro el mes, tres días».
La diferencia no es que alguien exagere. Es que ese trabajo está repartido en trocitos de dos o tres minutos a lo largo del día, y los trocitos no se ven desde fuera. Este artículo va de sumarlos.
Qué se vuelve a teclear en una pyme normal
Antes de medir, conviene saber qué buscar. En una empresa de distribución, fabricación o servicios, estos son los sospechosos habituales:
- Pedidos que llegan por correo, WhatsApp o teléfono y se escriben en el programa de facturación.
- Albaranes firmados en papel que se pasan a la factura.
- Clientes y productos que se dan de alta en la tienda online, en la facturación y en la hoja del almacén.
- Recuentos de stock hechos en papel que luego se copian a un Excel.
- Horas y partes de trabajo que el equipo apunta a mano y alguien pasa a nóminas o a la factura del cliente.
- Informes que se montan cada mes copiando cifras de tres programas a una hoja de cálculo.
Cada uno por separado parece pequeño. Juntos, forman un puesto de trabajo que nadie contrató a propósito.
Los tres costes, no solo uno
El primero es evidente: el tiempo de copiar. El segundo se olvida casi siempre: el tiempo de corregir. Cada dato copiado a mano tiene alguna probabilidad de salir mal, y encontrar el error, averiguar cuál de las dos versiones era la buena y arreglarlo lleva bastante más que la copia original.
El tercero es el más caro y el más difícil de medir: las decisiones con datos que no coinciden. Si el stock del programa no se parece al de la estantería, compras de más o de menos. Si las ventas del informe no incluyen los pedidos que aún no se han pasado, decides con una foto de hace una semana.
Cómo medirlo en dos semanas
- Haz la lista. Con las personas de oficina y almacén, apunta cada dato que se escribe en un sitio y luego en otro. Suelen salir entre cinco y diez tareas.
- Cuenta volumen y tiempo. Para cada tarea, cuántas veces se hace al día o a la semana y cuántos minutos lleva cada vez. Mejor que lo apunte quien lo hace, durante dos semanas normales.
- Anota las correcciones. Cada vez que un dato copiado sale mal y hay que arreglarlo, una línea con el tiempo que llevó.
- Pásalo a euros. Horas totales al mes por el coste por hora de cada persona.
- Añade el cierre. El tiempo extra que lleva cuadrar a final de mes, porque sin doble tecleo ese cuadre sería mucho más corto.
Un ejemplo con números redondos
Fíjate en que la tarea más grande no es la más molesta. A menudo lo que más se queja el equipo es el cierre, y lo que más horas se come es la copia diaria de pedidos, que nadie menciona porque se ha vuelto rutina.
Qué hacer con la cifra
Con el número delante, cada tarea de la lista tiene tres salidas posibles:
- Eliminarla con proceso. Decidir que un dato se escribe una sola vez, en el sitio donde nace, y que los demás lo consultan. Cuesta cero y a veces quita una tarea entera.
- Conectar lo que ya tienes. Muchos programas se hablan entre sí de fábrica o con conectores como Zapier o Make. Las opciones y sus límites están en metemos los mismos datos en tres programas.
- Registrar el dato en origen. Que el cliente haga el pedido en un formulario o que el repartidor firme el albarán en el móvil, para que nadie tenga que copiarlo después. Es lo que se plantea en los albaranes en papel se pierden y en pedidos por WhatsApp que se pierden.
Si detrás del doble tecleo hay un reparto de tareas que nadie ha revisado desde que la empresa era la mitad de grande, el primer paso es de organización: decide quién es dueño de cada dato antes de pensar en programas. Ordena primero el proceso y la herramienta, si hace falta, vendrá después con un encargo mucho más claro.
Hazlo con tus números
La calculadora de horas perdidas te pide las tareas, los minutos y el coste por hora, y te devuelve lo que te cuesta al año y en cuántos meses se pagaría quitarlo. Si prefieres una visión más amplia de dónde se escapa el tiempo en tu empresa, empieza por las señales de que tu empresa ha superado su forma de trabajar.